Almacen

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN – UNIDAD DE CAPACITACIÓN PRODUCCIÓN Y SERVICIOS

Arequipa -2012
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
GESTIÓN LOGÍSTICA Y ALMACENES
Lic. Christian Postigo Medina

ABASTECIMIENTO Y COMPRAS DE LA EMPRESA

A. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DEABASTECIMIENTO

1. QUÉ SON LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Los sistemas administrativos son los conjuntosde principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos de la empresa y promueven la eficiencia en el uso de dichos recursos. Los sistemas administrativos son sistemas de gestión que actúan con normas de calidad.
Entre los principales sistemas de la administración figuran los siguientes:
* Adquisiciones y Compras
* Personal
* Presupuesto* Contabilidad
* Tesorería

2. QUÉ ES EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar lacontinuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración.

A través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”

Los bienes obtenidos por la empresa deben ingresar físicamentepor el Almacén, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.Ingresados “conformes” los bienes, se codifican según los Catálogos vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Kardex, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén.

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. Los que van a ser utilizados en fechaposterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y autorización de la Administración

MODELO DE ORGANIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS DE ABASTECIMIENTOS
Gerencia de Administración
Sub Gerencia de Abastecimiento
Almacén
Distribución y Transporte
ControlPatrimonial
Adquisiciones y/o Compras

3. PRINCIPALES FUNCIONES GENERALES DE ABASTECIMIENTO
Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logística de las municipalidades peruanas son:

a) Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas, normas presupuestarias, técnicas decontrol sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.
b) Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la empresa.
c) Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
d) Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administración y Finanzas.e) Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en los procesos de selección.
f) Participar en la conformación de los Comités Especiales para la selección de proveedores.
g) Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
h) Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las órdenes de compra y de servicios, a la...