Alteraciones de la agenda de trabajo

*concepto
Son aquellas que se presentan de manera inesperada afectando la agenda planificada.

*visitas inesperadas
-Reciba y mantenga a sus visitantes afuera de su oficina no contribuya a lasconversaciones inesesarias
-no recibir personas sin cita
- los visitantes de cuerda larga dejaran de serlo si no les permite sentarse

* Juntas inesperadas
-tratar de llevar acabo las juntas depie lleva menos tiempo
-Invita solo a personas que su presencia sea innecesaria
-tratar de establecer los limites de tiempo y solo utiliza el tiempo determinado
-la secretaria debe tomar notasprecisas

*interrupciones constantes
-programen tiempo cada día para las interrupciones y eventos no programados
-no permita tomar asiento a los visitantes para que no se queden mucho tiempo
-sialguien pregunta tiene un minuto? Conteste que no
-sacar las sillas extras de la oficina
- la secretaria se levanta y dirige a su visitante hacia la puerta

* Llamadas telefónicas
-marcar lospuntos a discutir antes de comenzar la llamada
-terminar rápido las platicas innecesarias
- establecer un horario tranquilo aceptando llamadas de urgencia
- la secretaria debe conseguir lasrespuestas de las llamadas que el jefe no acepto

*Exceso de reuniones
-preguntarse si la reunión es realmente necesaria
-ver si se podría sustituir con una llamada telefónica
-si se puede tomar ladecisión sin la necesidad de una reunión
-mantener un limite de tiempo
* Exceso de urgencias
-evite hacerlo solo usted mismo entrene a su personal para que pueda hacerlo
-pedir soluciones porescrito

* Visitas al exterior
-haga una lista de las cosas importantes que se tienen que hacer antes de salir de la empresa
-preguntar si alguien más podría hacer la actividad fuera de la empresa* incompetencia de los jefes
-cancele actividades no productivas
-tomar decisiones aunque les falte información algunos riesgos son inevitables
-preguntarse si usted debería desarrollar esa...