Análisis de datos en excel 2007

MS-EXCEL 2007 LISTA DE DATOS y FILTRAR REGISTROS (Excel 2007) 1. Asumimos que tenemos el libro de Excel denominado “EMPLEADOS.XLSX”, que contiene 150 registros. 2. Tome su tiempo, identifique que datos y el tipo de datos que contiene cada campo

ORDENANDO DATOS
Por lo general las Listas de datos o Listados, siempre se ordenan por Apellidos, pero a veces es necesario ordenar por otro campo;veamos como ordenar por el campo Cargo. Un clic en cualquier registro o celda del campo “Cargo” (columna E) Un clic en la ficha DATOS En el grupo “Ordenar y Filtrar”, clic en el comando “Ordenar de A a Z” Puede observar que la Lista de datos, está ordenado por el campo CARGO. De igual forma si queremos ordenar por “AREA”: a. Un clic en cualquier celda del campo “Area” o columna F b. Un clic en elcomando “Ordenar de A a Z” Puede observar que la Lista de datos, está ordenado por el campo AREA. Para ordenar por el campo BASICO a. Un clic en cualquier celda del campo “Básico” o columna G

a) b) c) d)

e)

b. Un clic en el comando “Ordenar de Z a A” Ahora los registros están ordenados por el campo “Básico” en forma descendente. f) Para ordenar por el campo FECNAC (fecha de nacimiento) a. Unclic en cualquier celda del campo “Fecnac” o columna H b. Un clic en el comando “Ordenar de Z a A” Ahora los registros están ordenados por “FECNAC” en forma descendente.

Pag. Nº 1

MS-EXCEL 2007

PARA ORDENAR MULTIPLES CAMPOS
 Se desea ordenar la lista por AREA, luego por CARGO y finalmente por SEXO. 1. Clic en el botón “ORDENAR” 2. En el recuadro mostrado, en la opción “Ordenar por”,seleccionar el campo AREA Opcionalmente puede Ordenar según: Valores, color de celda, color de fuente, icono de celda En Criterio de Validación, puede seleccionar la forma de ordenar “Ascendente o Descendente” 3. Clic en “Agregar Nivel”…se agrega una nueva fila 4. Ahora en el recuadro “Luego por”, seleccionar CARGO 5. Clic en “Agregar Nivel”…se agrega una nueva fila 6. Ahora en el recuadro “Luegopor”, seleccionar SEXO Si se equivocó en uno de los niveles, selecciónelo y luego clic en el botón [X Eliminar Nivel] 7. Por último clic en el botón [Aceptar]. 8. Observe el listado, ahora está ordenado primero por el campo AREA, luego por CARGO y finalmente por SEXO.  Ahora deberá ordenar por SECTOR, luego por DISTRITO y finalmente por VIA. a) b) c) d) e) f) g) Nota: Por lo general los campos quecontienen datos de tipo Texto o alfanuméricos, se ordenan en Ascendente (A a Z). Por lo general los campos de tipo numérico o fechas, se ordenan en forma descendente (Z a A). Clic en el botón “ORDENAR” Elimine los 3 niveles mostrados. En el primer nivel “Ordenar por”, seleccione “SECTOR” Agregue otro nivel y en Luego por, seleccione “DISTRITO” Agregue otro nivel y en Luego por, seleccione “VIA”Clic en el botón [Aceptar] Observe el listado…

Pag. Nº 2

MS-EXCEL 2007

TRABAJANDO CON “FILTROS”
A. Se necesita conocer cuantas personas tienen el cargo de “Diseñador” 1º. Clic en el botón “Filtro” Se activa “botones de listas desplegables” a un lado de cada campo. 2º. Clic en el botón desplegable del campo CARGO 3º. En la lista mostrada, desactive la casilla de “ (Seleccionar todo)” 4º.Active la casilla “ Diseñador” 5º. Clic en [ACEPTAR] En la barra de estado (parte inferior de la ventana), se muestran los resultados (“Se encontraron 8 de 150 registros”). Se entiende que de los 150 registros o personas registradas, solo 8 son diseñadores. 6º. Para eliminar los registros filtrados, clic en el comando “Borrar” B. Se desea saber cuantas mujeres laboran en el,área deadministración. 1º. Clic en el botón desplegable del campo “SEXO” 2º. Active solo la casilla “ F”….Clic en Aceptar Hasta el momento en la barra de estado se han filtrado 70 de 150 registros. 3º. Ahora clic en el botón desplegable del campo “AREA” 4º. En la lista mostrada, desactive la casilla de “ (Seleccionar todo)” 5º. Active la casilla “ Administración”…clic en [Aceptar] El resultado es de 24 de 150...