Análisis técnico directrices archivo general de la nacion colombia
Páginas: 6 (1258 palabras)
Publicado: 23 de marzo de 2010
MARCELA OTÁLORA RESTREPO
ASESORA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL HOJAS DE VIDA DE XXXXX S.A., E.S.P.
ANÁLISIS TÉCNICO
DIRECTRICES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)
VS
PROYECTO REORGANIZACIÓN ARCHIVO HOJAS DE VIDA
BARRANQUILLA, COLOMBIA, JULIO DE 2003
DIRECTRICES AGN
EL AGN, A TRAVÉS DE SU COMUNICACIÓN 310/Rad-1600-03 DEL 23 DE ABRIL DE 2003, NOSINDICÓ COMO DIRECTRICES PARA EL MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA, “... QUE CADA EXPEDIENTE DEBE ORDENARSE ATENDIENDO LA SECUENCIA PROPIA DE SU PRODUCCIÓN. LOS DOCUMENTOS SE ALMACENARÁN EN CARPETAS INDIVIDUALES, DONDE EL PRIMER DOCUMENTO SEA EL MÁS ANTIGUO Y EL ÚLTIMO EL DE FECHA MÁS RECIENTE”.
IGUALMENTE ESTABLECE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS DE LA CARPETA DEBEN CONSIGNARSE EN UNA HOJA DECONTROL, QUE DEBE ADHERIRSE A LA PARTE INTERNA DE LA SOLAPA IZQUIERDA DE LA CARPETA, LO QUE SIGNIFICA QUE ESTE CONTROL DEBERÍA LLEVARSE EN FORMA MANUSCRITA.
POSTERIORMENTE Y A RAÍZ DE QUE XXXXX LE PRESENTÓ AL AGN SU PROYECTO DE REORGANIZACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA, EL AGN EN SU COMUNICACIÓN 310/Rad-2912-03 DEL 23 DE JULIO DE 2003 INSISTE EN QUE CADA CARPETA DEBE ORDENARSE “... ATENDIENDO LA SECUENCIAPROPIA DE SU PRODUCCIÓN, OBEDECIENDO AL PRINCIPIO (ARCHIVÍSTICO) DE ORDEN ORIGINAL...”, QUE SEGÚN LO INTERPRETA EL AGN SIGNIFICA QUE TODOS LOS DOCUMENTOS DE UNA HOJA DE VIDA DEBAN ORDENARSE EN ESTRICTO ORDEN CRONOLÓGICO, SIN NINGÚN OTRO CRITERIO DE CLASIFICACIÓN, COLOCANDO EL MÁS ANTIGUO PRIMERO Y EL MÁS RECIENTE DE ÚLTIMO.
PROYECTO REORGANIZACIÓN HOJAS DE VIDA
EN ESTE PROYECTO SE DETERMINÓLA NECESIDAD DE DIVIDIR EL CONTENIDO DE LA HOJA DE VIDA ATENDIENDO LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE INFORMACIÓN DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE LA COMPONEN, Y LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES DE CONSERVAR Y PROTEGER LA DOCUMENTACIÓN CON VALOR LEGAL Y GARANTIZAR LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ALLÍ CONTENIDA.
EN ESTA DIVISIÓN SECONSIDERARON LAS SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES REGISTRADOS EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VIGENTE.
EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS SE LLEVARÁ EN UNA BASE DE DATOS SISTEMATIZADA, CON TODAS LAS VENTAJAS QUE LA SISTEMATIZACIÓN APORTA AL MANEJO DE GRANDES VOLÚMENES DE INFORMACIÓN.
EL ARGUMENTO DEL AGN PARA NO ACEPTAR LA DIVISIÓN DE LA HOJA DE VIDA ES LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO LLAMADO“PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL”. CONSIDERANDO QUE LA INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE ESTE PRINCIPIO ES LA CAUSA PRINCIPAL DE LA DISCREPANCIA CON EL AGN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA, PRESENTAMOS UN ANÁLISIS SOBRE EL TEMA PARA ILUSTRAR LOS FUNDAMENTOS DE LA REORGANIZACIÓN PROPUESTA.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS
LA ARCHIVÍSTICA MODERNA SE BASA EN 3 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES:PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Y PRINCIPIO DE DESCRIPCIÓN COLECTIVA. EN LOS ÚLTIMOS TIEMPOS SE HA PROPUESTO OTRO PRINCIPIO DENOMINADO NIVELES DE CONTROL. JUNTOS, ESTOS PRINCIPIOS INTEGRAN UN SISTEMA COHERENTE PARA ORGANIZAR ARCHIVOS Y PONERLOS A DISPOSICIÓN DE SUS USUARIOS.
ADEMÁS DE ESTOS PRINCIPIOS SE HAN DESARROLLADO DOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES REFLEJADOS EN NORMAS PARALA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: LA PRIMERA SEÑALA QUE UNA COLECCIÓN ARCHIVÍSTICA CONFORMA UN TODO ORGÁNICO, DERIVADO DE UNA FUENTE U OFICINA CREADORA COMÚN Y QUE LAS INTERRELACIONES QUE SURGEN DE LOS DOCUMENTOS SON MÁS IMPORTANTES QUE LOS CONTENIDOS PARTICULARES DE CADA UNO. LA SEGUNDA NORMA ESTABLECE QUE EL ORDEN ARCHIVÍSTICO ORIGINAL Y TODA ESTRUCTURA DE UNA COLECCIÓN NO ES UN RESULTADO CASUAL SINOLA CONSECUENCIA LÓGICA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN CUERPO ADMINISTRATIVO, DE CUYAS FUNCIONES EL PRODUCTO ES LA COLECCIÓN ARCHIVÍSTICA.
ESTOS PRINCIPIOS Y NORMAS SON APLICABLES, ANTE TODO, A LA ORGANIZACIÓN GENERAL QUE DEBE DARLE UN ARCHIVO CENTRAL A LOS CUERPOS DOCUMENTALES QUE RECIBE, ADMINISTRA Y CUSTODIA. SI BIEN DEBEN APLICARSE A LOS ARCHIVOS EN TODAS SUS ETAPAS, ESTÁN PRINCIPALMENTE...
ASESORA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL HOJAS DE VIDA DE XXXXX S.A., E.S.P.
ANÁLISIS TÉCNICO
DIRECTRICES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)
VS
PROYECTO REORGANIZACIÓN ARCHIVO HOJAS DE VIDA
BARRANQUILLA, COLOMBIA, JULIO DE 2003
DIRECTRICES AGN
EL AGN, A TRAVÉS DE SU COMUNICACIÓN 310/Rad-1600-03 DEL 23 DE ABRIL DE 2003, NOSINDICÓ COMO DIRECTRICES PARA EL MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA, “... QUE CADA EXPEDIENTE DEBE ORDENARSE ATENDIENDO LA SECUENCIA PROPIA DE SU PRODUCCIÓN. LOS DOCUMENTOS SE ALMACENARÁN EN CARPETAS INDIVIDUALES, DONDE EL PRIMER DOCUMENTO SEA EL MÁS ANTIGUO Y EL ÚLTIMO EL DE FECHA MÁS RECIENTE”.
IGUALMENTE ESTABLECE QUE TODOS LOS DOCUMENTOS DE LA CARPETA DEBEN CONSIGNARSE EN UNA HOJA DECONTROL, QUE DEBE ADHERIRSE A LA PARTE INTERNA DE LA SOLAPA IZQUIERDA DE LA CARPETA, LO QUE SIGNIFICA QUE ESTE CONTROL DEBERÍA LLEVARSE EN FORMA MANUSCRITA.
POSTERIORMENTE Y A RAÍZ DE QUE XXXXX LE PRESENTÓ AL AGN SU PROYECTO DE REORGANIZACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA, EL AGN EN SU COMUNICACIÓN 310/Rad-2912-03 DEL 23 DE JULIO DE 2003 INSISTE EN QUE CADA CARPETA DEBE ORDENARSE “... ATENDIENDO LA SECUENCIAPROPIA DE SU PRODUCCIÓN, OBEDECIENDO AL PRINCIPIO (ARCHIVÍSTICO) DE ORDEN ORIGINAL...”, QUE SEGÚN LO INTERPRETA EL AGN SIGNIFICA QUE TODOS LOS DOCUMENTOS DE UNA HOJA DE VIDA DEBAN ORDENARSE EN ESTRICTO ORDEN CRONOLÓGICO, SIN NINGÚN OTRO CRITERIO DE CLASIFICACIÓN, COLOCANDO EL MÁS ANTIGUO PRIMERO Y EL MÁS RECIENTE DE ÚLTIMO.
PROYECTO REORGANIZACIÓN HOJAS DE VIDA
EN ESTE PROYECTO SE DETERMINÓLA NECESIDAD DE DIVIDIR EL CONTENIDO DE LA HOJA DE VIDA ATENDIENDO LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE INFORMACIÓN DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN LA PRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE LA COMPONEN, Y LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES DE CONSERVAR Y PROTEGER LA DOCUMENTACIÓN CON VALOR LEGAL Y GARANTIZAR LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ALLÍ CONTENIDA.
EN ESTA DIVISIÓN SECONSIDERARON LAS SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES REGISTRADOS EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VIGENTE.
EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS SE LLEVARÁ EN UNA BASE DE DATOS SISTEMATIZADA, CON TODAS LAS VENTAJAS QUE LA SISTEMATIZACIÓN APORTA AL MANEJO DE GRANDES VOLÚMENES DE INFORMACIÓN.
EL ARGUMENTO DEL AGN PARA NO ACEPTAR LA DIVISIÓN DE LA HOJA DE VIDA ES LA APLICACIÓN DEL PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO LLAMADO“PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL”. CONSIDERANDO QUE LA INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE ESTE PRINCIPIO ES LA CAUSA PRINCIPAL DE LA DISCREPANCIA CON EL AGN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA, PRESENTAMOS UN ANÁLISIS SOBRE EL TEMA PARA ILUSTRAR LOS FUNDAMENTOS DE LA REORGANIZACIÓN PROPUESTA.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS
LA ARCHIVÍSTICA MODERNA SE BASA EN 3 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES:PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Y PRINCIPIO DE DESCRIPCIÓN COLECTIVA. EN LOS ÚLTIMOS TIEMPOS SE HA PROPUESTO OTRO PRINCIPIO DENOMINADO NIVELES DE CONTROL. JUNTOS, ESTOS PRINCIPIOS INTEGRAN UN SISTEMA COHERENTE PARA ORGANIZAR ARCHIVOS Y PONERLOS A DISPOSICIÓN DE SUS USUARIOS.
ADEMÁS DE ESTOS PRINCIPIOS SE HAN DESARROLLADO DOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES REFLEJADOS EN NORMAS PARALA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: LA PRIMERA SEÑALA QUE UNA COLECCIÓN ARCHIVÍSTICA CONFORMA UN TODO ORGÁNICO, DERIVADO DE UNA FUENTE U OFICINA CREADORA COMÚN Y QUE LAS INTERRELACIONES QUE SURGEN DE LOS DOCUMENTOS SON MÁS IMPORTANTES QUE LOS CONTENIDOS PARTICULARES DE CADA UNO. LA SEGUNDA NORMA ESTABLECE QUE EL ORDEN ARCHIVÍSTICO ORIGINAL Y TODA ESTRUCTURA DE UNA COLECCIÓN NO ES UN RESULTADO CASUAL SINOLA CONSECUENCIA LÓGICA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN CUERPO ADMINISTRATIVO, DE CUYAS FUNCIONES EL PRODUCTO ES LA COLECCIÓN ARCHIVÍSTICA.
ESTOS PRINCIPIOS Y NORMAS SON APLICABLES, ANTE TODO, A LA ORGANIZACIÓN GENERAL QUE DEBE DARLE UN ARCHIVO CENTRAL A LOS CUERPOS DOCUMENTALES QUE RECIBE, ADMINISTRA Y CUSTODIA. SI BIEN DEBEN APLICARSE A LOS ARCHIVOS EN TODAS SUS ETAPAS, ESTÁN PRINCIPALMENTE...
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