Análisis De Técnicas De Organizacion

DISEÑO ORGANIZACIONAL |
DESARROLLO DE LA UNIDAD N.3
3.1 ANALISIS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional yponer las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo por ello que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

Definición: “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie deelementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Un manual tiene, entre otras, lassiguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

3. Facilita el estudio de los problemas de organización.

Estas serían las desventajas:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
un manualque describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Clasificación de los Manuales administrativos:

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado,para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.

Por su contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Manual deorganización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizaciónproporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más...