Análisis

QUE ES UN MAPA DE PROCESOS

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y apoyados primero sobre teorías filosóficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantísima de información, permitiendo que nos situemos en relación al mundo que nos rodea.

Algosimilar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y así conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta.

El mapa de procesos es, por tanto, un diagrama que muestra, de manera visual, los procesos que conforman la UF, así como lasrelaciones (si las hay) que existen entre ellos.

Un mapa tendrá mayor o menor calidad según la cantidad de información que proporcione, siempre de acuerdo a la escala adoptada. En un mapa de procesos ocurre igual. Para que se convierta en una herramienta útil, es imprescindible que estén recogidos todos los procesos: ninguno debe quedar fuera. No es necesario descender a recoger en detalle lastareas que se llevan a cabo en la Unidad, pero sí se deben describir todos los grandes grupos de actividades que las engloban.

Este documento debe ser conocido y consensuado por todos los componentes de la UF, de modo que todos se sientan reflejados.

La cuestión esencial en la elaboración de un mapa de procesos es que la expresión gráfica debe ser clara, sin sacrificar por ello la precisiónNo existe un formato predeterminado para construir el mapa de procesos. Cada UF deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a la complejidad o sencillez de la estructura de su sistema, de modo que permita que todos los componentes de la unidad puedan comprender de forma rápida cuál es su lugar dentro de la organización y en qué medida su actividad influye en la de los demás integrantes de la UF.Todo mapa de procesos suele comenzar con un clara indicación del cuál es el comienzo de la actividad de la UF. En la mayoría de los casos este punto de partida está relacionado con una petición de un usuario; en otros, podrá ser un disposición reglamentaria o incluso la continuación de los procesos de otra UF. Igualmente, el mapa de procesos suele cerrar el diagrama con la prestación delservicio al usuario.
Asimismo, debe quedar claramente marcada la diferencia entre los tres tipos de procesos que hemos definido: estratégicos, clave y de soporte. Esta diferencia no tiene por qué venir dada exclusivamente por la distribución de los procesos en grupos separados; también pueden identificarse mediante colores, formas, etc. Sea cual sea el método elegido, debe quedar clara estadiferenciación.

Las relaciones entre procesos se suelen representar mediante flechas, que indican los puntos de contacto en los cuales un proceso influye en otro(normalmente como elemento de entrada del proceso siguiente).

A continuación observamos el Mapa de procesos de Quala S.A:

MANUALES DE LA CALIDAD

El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del sistema de la calidaddestinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización. También deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad que noson tratados en la norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:

- Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.
- Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.
Suministrar control...