Archivo y ficheros

ÍNDICE
1.- El Archivo y los Ficheros
1.1.- Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
• Por imperativo legal: el art. 30 delCódigo de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
• Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.
Lasfunciones del archivo serán por tanto:
• Guardar, conservar y custodiar la información.
• Facilitar rápida y cómodamente la documentación.
• Constituir un Centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.
1.2.- Normas que regulan la conservación de documentos
• Libros Oficiales:
• Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividadempresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.
• Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
•Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.
• Documentación Mercantil
• Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse unacopia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.
• Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.
• Documentos especialesrelacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.
• Documentos Socio-laborales
• Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.• Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.
1.3.- Clases de archivos
Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
• Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección odpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
• El archivo lo atiende profesionales especialistas.
• Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación
• Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
• También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Modelo de documento de petición
Datos del PeticionarioNombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
• Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:
• Mayor proximidad y accesibilidad.
• Evita los trámites de petición....