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OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

* Control de documentos generados por la compañía
* Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
* Crear los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
* Garantizar en formapermanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados
* Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos
* Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan
Otros
* Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
* Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
* Reducción de los costes dearchivado
* Reducción de la recuperación de un documento.
* Acceso concurrente a un documento.
* Mejora de atención a los clientes.
* Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
* específicos.
* Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Todo en la vida diaria debe tener un orden, unaorganización, planificación, como lo hacemos con los documentos una “Administración Documental” (Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales). Pero que durante mucho tiempo no fue reconocida como elemental para toma de decisiones en los aspectos laborales bueno este es mi punto de vista pero veamos realmente el cambio trascendental de esta actividad.
Para poder ubicarnos en el papel de un administradordocumental debemos saber su función: “El Administrador de Documental es el que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.” En pocas palabras ¿Que haríamos sin esta estructura? Seriamos un caos de papeles, dearchivos, etc. documentos sin destino, sin función alguna y además perdidos en el espacio, en algunos lugares esta profesión o trabajo es o era poco importante ya que se piensa solo el la recepción de unos papeles pero no, todos lo documentos son importantes para la administración de una compañía, asociación, agrupación y hasta de una comunidad; porque la información que los conforman sonindispensables para la toma de decisiones de cualquier área de la organización
basadas con referencia de estos. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren más valor por su contenido histórico. Por esto es que esta labor importante ya que representa la historia de una compañía de un grupo y hasta la historia de un territorio ya que en cada uno de los actos diarios existe un componenteinformativo que es transmitido a las entidades, empresas o personas; luego de haber sido procesada. Por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. Este proceso del que hablamos es la recopilación de los documentos, laclasificación, las unidades de conservación y la ubicación de los mismos para terminar en la emisión de datos.
Por todo lo anterior es que el papel de la administración documental ha cambiado; el concepto erróneo del área menos importante de una compañía ya no es valido incluso llega a ser uno de los mas funcionales, además sin dejar de mencionar a la tecnología que nos facilita sistemas de búsqueda...
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