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La información siempre se ha constituido como un elemento indispensable para las sociedades incluso en esta época ha tomado mayor importancia su relación directa en el proceso de  toma de decisiones, mas aún en los entornos organizacionales donde sus características de validez son  entendidas como un resultado oportuno  y procesado según las directrices de una organización en su sistema deinformación , conllevando así ha comprenderla como  un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad, ya que su ausencia o mala calidad, puede ocasionar graves daños al que dependa de ella.

Por lo anterior se infiere la importante labor que desarrollan los administradores de la información, al proporcionar servicios y //Productos o Herramientas[1]// entre los que seencuentran el desarrollo de lenguajes documentales, diseño de bases de datos, elaboración de índices, diseño de sistemas de información, diseñó de flujos de trabajo, conformación de arquitecturas de información para la implementación de sistemas, elaboración de manuales, etc..  que permitan ofrecer calidad y oportunidad en la recuperación de la información, incluso en los entornos empresariales  lafigura del archivero tradicional ha tenido que afrontar nuevos retos al enfrentarse a  conceptos relacionados con programas de gestión documental  donde los esfuerzos se abarcan desde las instancias de la misma planeación del documento  la cual comienza en el aspecto tácito de los individuos es decir su mente, pues la fuente primaria  de la esencia informativa contenida en el documento provienede los individuos que en su mente definen los motivos y atributos del objeto documental y lo plasman en un formato para que su significado informativo se materialice en un documento. Desde este momento de planeación documental en un estadio intangible reside una nueva etapa del ciclo de vida del documento y es la referida a su  planeación. Lo anterior enfrenta al profesional en información en unreto donde se ve abocado a interactuar  dinámicamente con los entes productores de los documentos, se parte de la base de que con la intervención del profesional desde la génesis  misma del documento, la gestión documental se acercara mucho mas a una segura integración de todos los documentos desde que son activos y semiactivos hasta su respectiva disposición.

La aparición de técnicas modernas dereproducción (fotocopiado, fax, impresoras, digitalización, etc..), de tratamiento y transmisión documental ( E-mail, Workflow, Bases de Datos, etc..) son herramientas útiles como medios de difusión, análisis y estudio  de la información, pero al no tener un fuerte sentido de apropiación enfocado a la base documental de la estructura institucional y el analfabetismo respecto a su adecuado uso yverdadero potencial,  se recae en la dificultad constante de tener control sobre el flujo de la información  documental – Incluso del conocimiento organizacional -  que ha de gestionarse y sus formatos de almacenamiento, sumándole a esto la tan nombrada explosión de la información, implicando un crecimiento exponencial de la documentación lo cual se constituye como una característica de lasactuales organizaciones, donde su eficaz control deja de ser una problemática actividad secretarial, para entenderse como un reto de la moderna administración archivística, la cual esta llamada  ha intervenir en el diseño y  aplicación de  instrumentos de gestión documental que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la creación, organización, tratamiento, reconocimiento y  conservaciónselectiva de dicha documentación. Incluso la falta de herramientas adecuadas  ocasiona gastos administrativos  como la duplicidad en el trabajo, desconocimiento en cuanto a la  producción,  perdida de tiempo, falta de certeza sobre la ruta de la documentación, desaprovechamiento de las fuentes de información documental existentes  y dificulta a la vez la toma de decisiones óptimas.

La participación...