Archivo
Páginas: 9 (2078 palabras)
Publicado: 9 de julio de 2011
1. Archivo
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes pueden remontarse a la aparición de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el bajo imperio romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega. Se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
El primerintento de organizar un archivo estatal corrió a cargo de Carlomagno y la biblia fue el primer libro que dio inicio al archivo.
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo alespacio físico o a la institución.
El archivo se refiere no solo al material impreso si no al individual, sonoro y grafico.
Características del archivo: sencilla, adaptable, dinámico, lógico, extensivo, económico.
Sencillo: Fácil de entender y operable
Adaptable: Aplica a toda clase de documento
Dinámico: Puede adaptarse a los cambios de la organización
Lógico: Los grupos debenformarse siguiendo algún criterio
Extenso. Que cubra todas las funciones de la organización
Efectivo: Que brinde rápidamente los informes que soliciten
Económico: Que produzca máximo rendimiento con el mínimo de inversión
Sistemas de archivo:
Sistema alfabético: Nominativo, Geográfico y por asunto.
Sistema Neurológico: Consecutivo o serie corriente, por claves y combinado
SistemaCronológico: Cronología rígida y Cronología Circunstancial
2. Cuál es la importancia de su manejo
Archivar es organizar y conservar en determinada forma y orden lógico, una especie de material, permitiendo en un futuro localizarlo y encontrarlo, por lo cual los documentos pasan por ciclos de vida.
Ciclo vital de los documentos:
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a suvez dan lugar a diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA:
Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, deldenominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.
SEGUNDA ETAPA:
Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”.
TERCERA ETAPA:
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo,principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.
3. Qué importancia tiene el guardar los documentos:
Los archivos de acuerdo a su ciclo tienen un valor histórico, legal o económico y sirven a favor de:
La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestión y como un antecedente ytestimonio de sus funciones.
La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos formanparte del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la legislación archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la...
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes pueden remontarse a la aparición de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el bajo imperio romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega. Se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
El primerintento de organizar un archivo estatal corrió a cargo de Carlomagno y la biblia fue el primer libro que dio inicio al archivo.
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo alespacio físico o a la institución.
El archivo se refiere no solo al material impreso si no al individual, sonoro y grafico.
Características del archivo: sencilla, adaptable, dinámico, lógico, extensivo, económico.
Sencillo: Fácil de entender y operable
Adaptable: Aplica a toda clase de documento
Dinámico: Puede adaptarse a los cambios de la organización
Lógico: Los grupos debenformarse siguiendo algún criterio
Extenso. Que cubra todas las funciones de la organización
Efectivo: Que brinde rápidamente los informes que soliciten
Económico: Que produzca máximo rendimiento con el mínimo de inversión
Sistemas de archivo:
Sistema alfabético: Nominativo, Geográfico y por asunto.
Sistema Neurológico: Consecutivo o serie corriente, por claves y combinado
SistemaCronológico: Cronología rígida y Cronología Circunstancial
2. Cuál es la importancia de su manejo
Archivar es organizar y conservar en determinada forma y orden lógico, una especie de material, permitiendo en un futuro localizarlo y encontrarlo, por lo cual los documentos pasan por ciclos de vida.
Ciclo vital de los documentos:
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a suvez dan lugar a diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA:
Durante esta etapa el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, deldenominado “ARCHIVO PERIFÉRICO”.
SEGUNDA ETAPA:
Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”.
TERCERA ETAPA:
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo,principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.
3. Qué importancia tiene el guardar los documentos:
Los archivos de acuerdo a su ciclo tienen un valor histórico, legal o económico y sirven a favor de:
La administración pública, para lograr una mayor eficiencia y una transparencia de la gestión y como un antecedente ytestimonio de sus funciones.
La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la fiscalización de los actos públicos y como garantía de la transparencia administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigación y la difusión cultural, como un repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las instituciones que se vinculan con los ciudadanos formanparte del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la legislación archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la...
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