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Publicado: 28 de abril de 2013
RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
La reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución productora, lo que a su vez permitirá “reconducir” los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos.Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliográficas.
En primera instancia, se recomienda consultar bibliografía relativa al ente o entes productores con el objeto de conocer la o lasentidades que produjeron la documentación. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institución, bien sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestión administrativa y técnica de la institución de manera que su información sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizaciónarchivística.
Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carácter de cada entidad (orden nacional o territorial, de nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional:
1. ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que antecedieron.
2.CREACION: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean el nuevo ente.
3. DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad.
4. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA: Esta información se encuentra en aquellosdocumentos generados por órganos de dirección o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva; Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimiento.
ORGANIGRAMAS: Para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de lainstitución a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de organización.
Planes, Programas, Informes y Proyectos.
Inventarios de bienes muebles e inmuebles.
5. DOCUMENTACION TECNICA: Actas de Comités Técnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las Áreas Técnicas, Proyectos, Convenios, Informes Técnicos.
CAMBIOS ESTRUCTURALES: Leyes, Decretos.DESAPARICION: Leyes, Decretos de fusión o liquidación.
La revisión y análisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creación, de cambios estructurales y de supresión; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurídico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s),entidades precedentes.
El interés de la recopilación de esta información radica en la necesidad de tener una guía que permita conocer la manera como se produjo la documentación en cada etapa de su vida institucional así como poder explicar los cambios en la producción documental (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), eliminación de documentos y criterios que tuvieron en cuenta paraella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificación más objetivos para adelantar la tarea de organización de la documentación.
Como resultado de la historia institucional de la entidad o entidades productoras se puede elaborar una gráfica que muestre los períodos de desarrollo institucional de la entidad responsable de la documentación como de aquellas que se le fusionaron o de...
RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
La reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución productora, lo que a su vez permitirá “reconducir” los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos.Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliográficas.
En primera instancia, se recomienda consultar bibliografía relativa al ente o entes productores con el objeto de conocer la o lasentidades que produjeron la documentación. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institución, bien sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestión administrativa y técnica de la institución de manera que su información sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizaciónarchivística.
Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carácter de cada entidad (orden nacional o territorial, de nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional:
1. ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que antecedieron.
2.CREACION: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean el nuevo ente.
3. DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad.
4. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA: Esta información se encuentra en aquellosdocumentos generados por órganos de dirección o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva; Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimiento.
ORGANIGRAMAS: Para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de lainstitución a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de organización.
Planes, Programas, Informes y Proyectos.
Inventarios de bienes muebles e inmuebles.
5. DOCUMENTACION TECNICA: Actas de Comités Técnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las Áreas Técnicas, Proyectos, Convenios, Informes Técnicos.
CAMBIOS ESTRUCTURALES: Leyes, Decretos.DESAPARICION: Leyes, Decretos de fusión o liquidación.
La revisión y análisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creación, de cambios estructurales y de supresión; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurídico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s),entidades precedentes.
El interés de la recopilación de esta información radica en la necesidad de tener una guía que permita conocer la manera como se produjo la documentación en cada etapa de su vida institucional así como poder explicar los cambios en la producción documental (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), eliminación de documentos y criterios que tuvieron en cuenta paraella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificación más objetivos para adelantar la tarea de organización de la documentación.
Como resultado de la historia institucional de la entidad o entidades productoras se puede elaborar una gráfica que muestre los períodos de desarrollo institucional de la entidad responsable de la documentación como de aquellas que se le fusionaron o de...
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