archivo

Ana Rosmary Sequera García




















Sarare, mayo 2013.
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación


















Autora: Ana Sequera

Índice
Introducción……………………………………………………………………….4
1._Archivo………………………………………………………………………...
1.1 Concepto…………………………………………………………………..Introducción

Un archivo es un conjunto de información homogénea. Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.ARCHIVOS.
Los archivos también denominados ficheros; es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

Características:
Las principalescaracterísticas de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidad de almacenamiento.
Organización:
La organización que se de a los documentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento detodas las demás.
Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:
- Correspondencia. La mantiene la oficina con otros organismos o particulares y se organiza generalmente por entrada o salida, aunque actualmente se considera que esto rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cadacaso. Así, cada respuesta debería ir unida al documento que la originó.  
No hay que considerar correspondencia a los documentos que pertenecen a un expediente por el hecho de ser recibidos o enviados fuera de la unidad administrativa.
- Libros de registro. El control de esta correspondencia se hará mediante los libros de registro de entrada y salida. Estos registros tienen un valorjurídico gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado.
- Expedientes. Se entiende por expediente administrativo "una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio".
Objetivos
Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
Tener acceso rápido a la documentaciónrelacionada con ese trabajo.
Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
Establecer un archivo organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de Clasificación
Los más Utilizados son:
Sistema Alfabético: se ordena segúnuna letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente
En caso de originarse algina clase de problemas en este sistema, se hace necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices paranombre compuesto, abreviatura, etc.

Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la...