ARCHIVO

ARCHIVO
Concepto.
Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz. 
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.  Muchos de estos documentos requieren ser conservados en formaordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa.  El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de unaempresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de losarchivos administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna  emanada del mismo. Y adoptan los procedimientos que consideren más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de los documentos.
Propósito.
Existen diversos propósitos al archivar un documento como los siguientes: 
-Reunir ordenadamente todos losdocumentos que circulan en la empresa.
-Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
-Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
Clasificación.
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación delarchivo.
*SEGÚN SU USO
ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% delainformación, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos. 
ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituído por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un 60%. Sufuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación. 
ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Otra de las variables que definen laclasificación del archivo, es la ORGANIZACIÓN que la empresa opte (elija) para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CONCONTROL CENTRAL. 
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo...