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REGLAS UNIVERSALES DEL ARCHIVO
Para comprender mejor estas reglas es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación.
• ORDENAMIENTOALFABÉTICO: las reglas de clasificación se fundan se fundan en el ordenamiento de los nombres por orden alfabético. Es el mismo proceso que se utiliza en los diccionarios.
• UNIDAD: se lellama unidad a cualquiera de las del nombre de una persona o razón social escogidas para efectuar el ordenamiento alfabéticamente. en el nombre José Polaco Torres, por ejemplo, hay tres unidades:José, Polaco Torres.
• CLASIFICACION: es determinar el titulo o nombre bajo el cual se va a archivar le documento.
NOMBRES DE INDIVIDUOS
• Nombres completos: Las unidades de los nombrescompletos se invierten colocando: apellido paterno, apellido materno y nombres. Los apellidos se escriben en mayúscula sostenida y se separan del nombre por medio de una coma.
• Cada parte delnombre se considera como una unidad separada y en caso de que la primera unidad sea identificada con uno u otros nombres, debemos tomar entonces la segunda unidad y así sucesivamente.
Ejemplo:• ÁLBAREZ RODRÍGUEZ, María Teresa
• BUITRAGO HERNÁNDEZ, Andrea
• CARMONA, Olga
• JIMÉNEZ VÉLEZ, Cesar
• JIMÉNEZ VÉLEZ, Diego
• LEÓN GIRÓN, Ligia
• LEÓN TORRES, Marcela


APELLIDOCOMPLETO
En un archivo alfabético, los apellidos solo deben colocarse a la cabeza de una serie de nombres que presenten otro o varios apellidos iguales; este debería ir seguido del nombre depila en caso de que lo haya.
Ejemplo:
• BOLÍVAR
• BOLÍVAR, Alberto
• BOLIVAR, Jorge
• CÁCERES
• CÁCERES, Juan
• CÁCERES, Manuel Simón

APELLIDOS COMPUESTOS
Son aquellos que incluyenen su nominación preposiciones, conjunciones, artículos, contracciones o guiones, este tipo de apellidos se consideran como una unidad de archivo y se alfabetizan; D’, de, de la, de los, del,...