archivo

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación
Centro de Formación Profesional San Francisco
Asignatura: Equipos de oficina



















Realizado por:
María Navarro
C.I. 25194018
San francisco, febrero de 2014

1. ARCHIVO
1.1. Definición: Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concretode acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.
1.2. Clasificación de archivo
Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:
Según su Finalidad:
Archivos Administrativos: aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientrastienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo dearchivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina archivo abierto o vivo.

Archivos Históricos: aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que ese valor de prueba para la investigación histórica. La documentación está seleccionada de forma voluntaria yselectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.


Por la Edad de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

Archivos de oficina o de gestión: Correspondería a la etapa pre archivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionariosdurante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha producido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que tenerfácil acceso.
Archivo de depósito central: pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta escada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.

Archivo de depósito intermedio: formado por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la estructurade la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele ser en un edificio diferente al del organismo que los produce. Se conserva la documentación desde los 20 a los 50 años que es el tiempo medio aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa. Ha ido perdiendo valor primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos llegan a este archivose empieza a pensar en la selección o expurgo.
Archivos históricos o de depósito permanente: la documentación solo tiene valor secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de forma indefinida, permanente.

Según la naturaleza jurídica, sujeto u organismo que genera los documentos. Los archivos se dividen en:
Archivos públicos: aquellos que dependen o...