Archivo

1.- ¿Qué es el Archivo?

← Es aquél que esta formado por documentos de cualquier naturaleza y producidos por personas físicas y jurídicas para cubrir necesidades administrativas para después convertirse en fuentes de información, investigación y difusión ordenadas según fueron creados.


2.- ¿De qué se encarga la archivonomía?

← Son métodos, leyes y normas archivísticas paraconservar expedientes y documentos que facilitan y controlan su uso y destino final así como permitir la adecuada conformación de archivo administrativo.

3.- Etapas del Archivo:

← Nace (Fase de creación).
← Vive (Fase de mantenimiento y uso).
← Muere (Fase de expurgo).


4.- ¿Cuáles son los conceptos básicos para archivar?

← Reunir, conservar y servirdocumentos;
← Organizar la documentación.
← Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
← Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para conservación o destrucción.
← Clasificación de fondos.
← Descripción para facilitar el acceso a los documentos.
← Adecuación de las instalaciones donde se conservandocumentos.


5.- Ciclo de vida de un documento:

← En archivo de gestión (Tramitación) permanece 5 años.
← En archivo central (No uso frecuente) permanece 10 años.
← En archivo intermedio (pierde totalmente su valor de gestión) permanece hasta 30 años.
← En archivo histórico (por su valor informativo, histórico y cultural) es conservado permanentemente.


6.- ¿Quées Descendente?

← Que se dirige hacia abajo.


7.- ¿Qué es Ascendente?

← Que se dirige hacia arriba.



8.- ¿Cómo es el archivo alfabético?

← Es el que se realiza colocando los expedientes por orden del abecedario.
Es el más usual, pero lleva desventaja si lo utiliza mucha gente.


9.- ¿Qué es Correspondencia?

← Es el género de la comunicaciónque comprende a las distintas formas de relación escrita en los trámites mercantiles y oficiales.


10.- ¿Cuáles son las dos formas de clasificar la correspondencia?

← Por asunto.
← Por contenido.


11.- ¿Cuál es la primera etapa que utilizamos para archivar?

← Clasificar.


12.- ¿Qué es un Archivo en Movimiento?

← Archivo cuyo uso es frecuente(constante).


13.- ¿Qué es un Archivo en Situación?

← Es el archivo el cual utilizamos únicamente cuando se refiere a él.


14.- ¿Qué es un Documento?

← Es generalmente escrito. Y es el medio por el cual se identifica, comprueba, se hace constar, se da validez, a alguna situación o hecho. Las cuales según su valor o transcurso de tiempo se pueden conservar o depurar.


15.-Menciona las 3 etapas del archivo:

← Nace (Fase de creación).
← Vive (Fase de mantenimiento y uso).
← Muere (Fase de expurgo).


16.- Pasos básicos para archivar:

← Reunir, conservar y servir documentos;
← Organizar la documentación.
← Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
← Valorar los documentos,tras el tiempo establecido, para conservación o destrucción.
← Clasificación de fondos.
← Descripción para facilitar el acceso a los documentos.
← Adecuación de las instalaciones donde se conservan documentos.


17.- El archivo que se ordena por abecedario se le llama.

← Archivo Alfabético.


18.- ¿Cómo es un archivo histórico?

← Ladocumentación que alcanza este archivo es conservada de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.


19.- Todos los que tienen la documentación de la empresa se le llama:

← Archivo Central.


20.- Los que se organizan de cada uno de los departamentos y tienen únicamente documentos de ese departamento se les llama:

← Archivos Locales.


21.- Son los documentos...