Archivo

Sandrita Otero
21/sep./2012
Administración Documental
Actividad 1

2. Objetivos de la Administración Documental.
* Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación
* Conservar lamemoria corporativa
* Permitir la recuperación de la información de una forma más rápida, exacta y efectiva
* Incrementar la eficiencia organizacional
* Buscar la racionalización ycontrol de la producción documental, teniendo en cuenta los procedimientos archivísticos, esto evitará la producción de documentos innecesarios
* Hacer una reglamentación en cuanto al tipo demateriales y soportes de calidad que se empleen
* Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada
* Contribuir a la toma dedecisiones
* Reducir costos y espacio

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Hoy en día la administración documental es de vital importancia para entidades públicas y privadas, esta se define como unconjunto de actividades encaminadas a facilitar el manejo, tratamiento y organización de los documentos, es decir permite que la entidad tenga un control en la producción, recepción y conservación dela información; a través de la historia los administradores, archivistas y bibliotecarios han utilizado herramientas manuales básicas como libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas yestanterías donde se guardan los documentos de papel, más tarde aparecieron sistemas de codificación y clasificación y en la actualidad existen sistemas informáticos que permiten realizar búsquedassofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Hasta hace poco laboré en una entidad pública, es decir toda la documentación es manejada por el jefe de una unidad de correspondencia el cual seencarga de recibir, revisar, radicar y distribuir toda la documentación, además también se encarga de ofrecer información a los funcionarios de la forma correcta de elaborar cada uno de los...