archivo

TALLER Nº 4
APRENDICES:
ANGIE VANESSA RUIZ
NANCY CECILIA BLANCO
LESLY FANDIÑO
ANA GABRIELA AREVALO
PRESENTADO A:
JENNY FERNANDA CABRA
GESTION DE TALENTO HUMANO
SENA- CHIA
2014
PREGUNTAS:
Principios básicos de manejo de archivo
Separaciones y desvinculación laboral,
Renuncias, suspensión temporal de actividades, jubilación, retiros.
Terminación de Contratos Laborales.
PRINCIPIOSBÁSICOS DE MANEJO DE ARCHIVO.
Hay que tener en cuenta la ley 594 del 2000 ya que rige la normatividad del manejo de archivos en Colombia y se dictan otras disposiciones.
ARCHIVOS GENERAL DE LA NACION
ACUERDOS
CIRCULARES
¿Qué es el archivo?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública oprivada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Normalmente los archivos están formados por un nombre, un punto y una extensión, el nombre nos sirve para diferenciar unos archivos de otros y la extensión para atribuirle unas propiedadesconcretas. Estas propiedades asociadas o "tipo de archivo" vienen dadas por las letras que conforman la extensión. Su máximo son tres letras aunque existen algunas excepciones. Cada uno de estos pequeños grupos de caracteres está asociado a un tipo de archivo.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio públicopor entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.


CICLO VITAL DOCUMENTAL
FASE OBJETIVO RETENCION UBICACION
ACTIVA Documentos entrámite, poseen Vigencia administrativa y
consulta frecuente De 2 a 5 años Archivos de Gestión Archivos de Gestión
SEMIACTIVA Documentos de consulta esporádica para su selección y expurgo documental. De 3/6 a 20
años Archivo Central
A partir de 20 Archivo Central
INACTIVA Valor Secundario y de conservación permanente para la cultura e investigación. A partir de 20
años ( valor
permanente)Archivo Histórico
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS
Tener una guía que oriente el trabajo archivístico con el fin de dar seguimiento a la documentación que se ha de archivar.
Promover la creación de un sistema de archivo en la organización
Mejorar la organización de los archivos.
Homogenizar los procesos y la clasificación de la información.
FUNCIONES
Organizar el archivo con forme a losprincipios archivísticos.
Recibir, clasificar, organizar y conservar la documentación.
Integrar y actualizar permanentemente las bases de datos de la documentación.
Conservar la documentación en buen estado
Definir periodos de guarda de la documentación.
Proporcional el servicio de acceso a la información.
Brindar asesoría archivística a las unidades que lo soliciten.
Garantizar la adecuadaintegración de los documentos a sus expedientes.
Conducir el trabajo archivístico con base en criterios organizacionales para catalogar y conservar la documentación.
CONCEPTUALIZACION ARCHIVISTICA.
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función
Valores de los documentos: Los documentos que conforman los archivos son importantes para laadministración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del Patrimonio Cultural y de la Identidad Nacional. Adicionalmente según su especialidad tienen los siguientes valores
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución...