Archivo

Administración de la información - Ejecución de procesos técnicos

Según el ciclo de vida:

Archivos Vigentes – Activo
Archivo Semi-activo
Archivos Históricos
Archivos Inactivos Muertos

Archivo Vigente-activo:
Documentos en procesos.

Archivo Semi-Activo:
Que han cumplido el tiempo pero se requiere consulta.

Archivo Históricos:
Documentos hechos o sucesos que marcan lavida de la empresa.

Archivo Inactivo-Muertos:
Documentos que cumplieron su ciclo de vida pero su situación documental deben atender lo dispuesto en TRD

Según su Organización:

Centralizado
Descentralizado
Descentralizado en Control Central o Directo.








En términos generales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los términos escritos delas tradiciones las culturas, las artes y la ciencia y tecnología entre otros para su conservación y consulta definiéndolo en términos comerciales el archivo es el ordenamiento o almacenamiento adecuado de los documentos o almacenamiento adecuado de los documentos que permite una consulta ágil para tomar decisiones.

Según el artículo 3 de la ley general de archivo es el conjunto de documentosea cual fuere su fecha forma y soporte material acumulado en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión conservadas respetando aquel orden para servir como y testimonio e información a la persona o entidad que los procede y a las ciudades o como fuentes de la historia.

Según el artículo y los archivos son importantes para la administración yla cultura por los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de de decisiones basadas en los antecedentes.

Pasada su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.


















Importancia de Los Archivos

Imagen Confiable:
Porque en el archivo se almacena informaciónimportante de la empresa

Respaldo legal:
Porque los documentos constituyen el soporte legal para garantizar las realización de las transacciones legales

Memoria Institucional:
Porque toda la información valida e importante de la empresa se encuentra registrada o guardada allí.

Refleja Resultados:
Porque muestra los resultados de actividades realizadas por la empresa.Procedimientos Únicos:
En los archivos se encuentra toda la secuencia de la forma o manera que se generan los documentos

Historia:
Porque en los archivos se almacenan documentos de hechos transcendentales.

Toma de Decisiones:
Siempre que se hace una consulta es para tomar una decisión










Archivo:
Mueble; Folderama, Rotorama, Archivo Vertical, ArchivoHorizontal, Estantería.

Archivista:
Persona; Organizada, Creativa, Responsable, Ágil, Amable, Recursiva, Leal, Lectura, Puntual, Prudente, Inteligente.

Archivar:
Función; Es almacenar en orden lógico los documentos.

Proceso de Archivo

Clasificar:
Asignar el nombre bajo el cual se va archivar el documento. (20 Reglas)

Marcar:
Indicar, escribir el nombre asignado al archivo en elmarbete

Distribuir:
Agrupar bajo un mismo nombre los documentos utilizando distintos distribuidores.

Archivar:
Almacenar bajo los ordenamientos universales.

Actividad:

Aplica el tipo de administración conveniente a la información de la empresa.

1. Póliza contra seguro de incendio-Archivo Vigente -Activo
2. Factura Diciembre- Semi-Activo
3. Comprobantes de egreso,Enero/junio-Semi-Activo
4. Contratos de trabajo de personal que esta laborando-Activo Vigente.
5. Publicidad variada- Semi-Activo

Clasificación de los Documentos

Puede hacerse atendiendo varios factores.

1. Según su clase acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje los documentos pueden clasificarse de la siguiente manera:

Documentos...