Archivo

1. DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO:
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

2. ARCHIVO ELECTRONICO:
Es el sistema que ofrecealmacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de laAdministración como de los interesados en el procedimiento.

3. CONSIDERACION DE TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEBEN SER CONSIDERADOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO:
En el caso de archivos en ambiente electrónico, las bases de datos deberán, además, contener los metadatos o elementos de descripción que den contexto a la información de las mismas; de igual manera, ensistemas de control documental en ambiente electrónico los elementos de descripción servirán para que los documentos de archivo sean accesibles y confiables.
El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación, así mismo facilitará el control y ubicación dentro de la unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia en general, alincorporarse su registro a una base de datos de la dependencia.
Es preciso señalar que no se registrarán ni describirán expedientes que fueron abiertos antes de la instrumentación de esta guía. De no contar con una base de datos, es recomendable que las unidades administrativas impriman los elementos a describir en las carátulas de las carpetas.
Las características de un documento de archivo quehacen que éste sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, periódico, revista, etc.), son las siguientes:
• Los documentos de archivo tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o temas como reuniones, sesiones, acuerdos, etc.).
• Los documentos de archivo se generan dentro del procesonatural de una actividad gubernamental y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor, es decir no son ajenos a él. Así, los documentos del área de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o recibidos por recursos financieros.
• La información que contiene el documento de archivo es única, es decir, no existen documentos de archivo iguales.Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo.
• Un documento de archivo es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. En el caso de los borradores, notas o los conocidos como papeles de trabajo, éstos se consideran documentos de archivocomo tales y se respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite.
• El documento de archivo tiene autoridad. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. También las firmas,determinantes de oficina y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.
• Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, la razón del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto, la unidad documental o expediente, serie o sección y por las relaciones que entre los documentos se establece....