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SENA
COMERCIO Y SERVICIOS


TRABAJO DE
RELATORÍA ACUERDO 04 DE 2013


TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 580446


PRESENTADO A
INSTRUCTORA CLARA MUÑOZ


PRESENTADO POR



POPAYÁN, 15 DE NOVIEMBRE DE 2014

ACUERDO 004 DE 2013

Se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,aprobación e implementación de las TRD y TVD.
Es importante la implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental en el trabajo de la gestión documental, puesto que estas reflejan el valor primario y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación definitiva o su eliminación
De igual manera ayudan a evitar la pérdida delpatrimonio documental de la nación, facilitan una adecuada organización de los archivos del estado y un mejor acceso a la información para el ciudadano.
En este acuerdo se destacan
Que las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, después de haber sido aprobadas por el comité interno de archivo de la respectiva entidad, el archivo general de la nación podráreglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación, implementación, y actualización continua ,esta última teniendo en cuenta los cambios en la estructura del estado, a las nuevas normas que se creen para el mejor funcionamiento del gobierno nacional y las nuevas tecnologías

TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Ámbito de Aplicación
Entidades del Estado del orden nacional,departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas deberán implementar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental
En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, podrán adoptar en las políticas archivísticas judiciales.
El AGN definirá procedimientos especiales para las notarías, personerías, curaduríasurbanas, grupos étnicos y demás que no cuenten con una estructura organizacional definida.


Alcance

Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físico como documentos electrónicos.
Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de Fondos Documentales
Equipo interdisciplinario
Las TRD y TVD deben ser elaboradas por un equipo profesionalen diferentes disciplinas como archivística, historia, derecho, ingeniería industrial, experto en administración pública, entre otras.
Cuadros de clasificación documental
Las TRD y TVD deben elaborarse a partir del CCD Siguiendo la estructura orgánico funcional
se debe tener en cuenta los procesos de la entidad, principio de orden original y el desarrollo del PGD.
Los tiempos de retención sefijaran a las series documentales, independientemente que se trate de tipos documentales físicos o electrónicos


TÍTULO II
ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TRD Y TVD
Criterios para la elaboración
IDONEIDAD = La elaboración de TRD y TVD debe ser por un equipo altamente calificado
ANÁLISIS CONTEXTUAL= En la evaluación de documentos debe considerarse:
Contexto legal, contextoinstitucional e histórico.
TRAZABILIDAD Y CONTROL = Se deberá conservar de manera permanente todos los soportes e información generada que sirvió de base en el proceso de elaboración de las TRD y TVD

Firmas responsables

Las TRD y TVD deben ser suscritas por:
Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Por el responsable del área de archivo o gestión documentalde la entidad


Aprobación
Acto Administrativo emitido del Representante Legal de la entidad
Previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (Orden Nacional) o Comité Interno de Archivo (Orden Territorial).
Sustento de la aprobación quedara consignado en el acta del respectivo Comité.

TÍTULO III
PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN
Que todas las entidades...