archivo

El archivo y la secretaria
Organizar y mantener en forma ordenada el Archivo
ORGANIZAR LAS CARPETAS DEL ARCHIVO TEMPORAL
Seleccionar el archivador • Imprimir rótulos con datos pertinentes paraidentificación • Pegar rótulos en cada archivador y colocarlos en el lugar correspondiente
RECIBIR LA CONSTANCIA DE RECEPCIÓN Y ADJUNTAR CON LOS ANTECEDENTES FÍSICOS • Obtener acuse de recibo, el cualdebe tener toda la información del receptor para ser de valor. • Clasificar los recibos por instituciones o dependencias. • Recibir el original de resoluciones dictadas por el Ministro-Secretario Generaly archivar en la carpeta correspondiente.
Digitalizar los documentos • Escanear los acuses de recibo con los documentos adjuntos. • Guardar los archivos escaneados en la carpeta compartida de laSecretaría General, distinguiendo por número de nota y dependencia o institución.
Guardar los documentos en las carpetas del archivo físico temporal • Archivar los documentos en sus respectivosarchivadores, atendiendo sus destinatarios, en orden a la numeración de las notas
Verificar el archivo temporal: físico y digital • Ingresar al SIGOB para generar reporte de documentos. • Verificar que losarchivos escaneados coincidan con el reporte del SIGOB.
Clasificar la documentación del archivo temporal para el archivo indefinido
La asistente de un gerente usa aplicaciones de software para prepararhojas de datos, documentos de procesamiento de textos, bases de datos y otros tipos de documentos, tales como los formatos de la empresa. 
Las funciones de organización son clave dentro de lasresponsabilidades de una asistente de gerente. Ella debe mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras los sistemas de teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina. La asistente debe mantenercontrol de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos de oficina. Ella debe mantener los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que los gerentes tengan un acceso fácil a...