archivos en entidades

3.4 La función de los Archivos en la Administración Pública Estatal

Las funciones primordiales del Archivo General del Estado, son: la promoción, normalización y coordinación del Sistema Estatal de Archivos y atender el cuidadoso funcionamiento de los Archivos del Gobierno del Estado, en sus diversas etapas y la prestación de cuantos servicios archivísticos sean necesarios.

El ArchivoGeneral del Estado es la dependencia del Poder Ejecutivo cuyos objetivos fundamentales son los de recibir, revisar clasificar. Archivar, conservar y depurar el acervo documental administrativo e histórico del Estado; será además la entidad central y de consulta del Ejecutivo del mismo en el manejo de sus archivos, para lograr una mejor coordinación. Eficiencia y uniformidad normativa en la materia yel órgano coordinador y promotor del sistema estatal de archivos, manteniendo relaciones permanentes con los Archivos Administrativos e históricos de los Poderes Legislativo y Judicial y los municipales, así como con los privados y demás que se incorporaren al sistema1.

El Archivo General del Estado, para todo lo que se refiere a sus necesidades internas, estará subordinado a la Secretaria deAdministración de acuerdo a lo dispuesto en la vigente Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.2

El Archivo General del Estado tendrá a su cargo:

a) Ordenar y planificar el funcionamiento de los Archivos del Ejecutivo del Estado, en su etapa de concentración.
b) Realizar los estudios que permitan mediante la implantación de sistemas, procedimientos y normas técnicas, elevar la eficiencia de losarchivos estatales.
c) Emitir las normas, políticas y lineamientos generales conforme a los cuales se fijen las relaciones operativas internas y externas entre las unidades que ejerzan las funciones de correspondencia y Archivos Administrativos e históricos de las dependencias del Poder Ejecutivo.
d) Asesorar y apoyar a las dependencias en el diseño de sus procedimientos internos para el manejo yadministración de documentos.
e) Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos que integren los archivos con motivo de la gestión administrativa.
f) Ser el órgano de apoyo, supervisión y promoción de la formación de Archivos Históricos.
g) Ordenar, conservar, concentrar y, en su caso, liberar ladocumentación que le transfieran las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo y gestionar la recuperación de Archivos Públicos.
h) Promover y apoyar investigaciones históricas, as! como difundir y publicar la información que lo amerite en el ámbito de la Administración Pública Estatal.
i) Proteger y enriquecer el Archivo Histórico, como patrimonio de nuestra Entidad.
j) Participar a su solicitud,en la organización de los Archivos Administrativos e Históricos de los Poderes Legislativo y Judicial, los Municipales, los de las empresas o instituciones paraestatales, descentralizadas o desconcentradas y las de los particulares que se incorporen al sistema estatal de archivos, así como, en su caso, recibir en custodia los documentos históricos de esas instituciones que les sean encomendados.k) Ser el órgano coordinador y promotor del Sistema Estatal de Archivos de acuerdo con la Ley de su creación y su Reglamento.
l) Reproducir los documentos de su acervo en fotostáticas, microfilmes u otros procedimientos facsimilar.
m) Proporcionar los servicios de consulta y certificación.
n) Dictar normas sobre identificación, clasificación y catalogación de documentos para su aplicacióndentro del Sistema Estatal de Archivos, así como girar las instrucciones acerca del destino final de los mismos, y las demás que le correspondan para el cumplimiento de sus objetivos señalados en el artículo primero de este reglamento y las que sirvan para el encauzamiento de cuanto servicios archivísticos sean de interés institucional y público.















3.4.1. Importancia de...