Archivos

FORMAS ANTIGUAS
El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de adoptar un sistema.

Gancho o Espigon: Se usa de la siguiente manera los papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se reciben las desventajas que ofrece esta forma de archivo son:
1. Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdocomo llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que ayude a la localización de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles lo que ocasiona perdida de tiempo.
4. Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.

Casilleros o nido de paloma: Otro método antiguo en el documento queconsiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños en estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto.

Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con gancho de presión parasostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias tribunales de justicia, hospitales también la usan los empleados que prestan servicios al aire libre.

Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenaralfabéticamente este sistema consiste en una caja pequeña de madera plástica o de metal; dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.

Carpeta Fuelle o de expansión: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un acordeón; consiste en una carpeta de Manila o cartón sólido con varias divisiones,cada una de las cuáles tiene una letra en orden alfabético.

Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas, consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se pueden localizar con facilidad los documentos ya que es necesario buscar lospapeles.

FORMAS MODERNAS
A medida de la evolución la empresas ha ido sintiéndose.

Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma más usada en las oficinas ya que su característica principal es la de que todos los documentos se guardan juntos en posición vertical lo que hace que sean más fácilmente localizados. Además se presta para tener más exactitud al buscar en ellos. Pueden ser:1. Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una evolución en cuanto a las carpetas que se usan actualmente se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarlos fácilmente al tamaño que tenga la gaveta del archivador.
2. Carpetas colgantes de boldillo: aun laforma vertical que utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo para el archivo con las carpetas colgantes de bolsillo.
El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho.

Archivo Kardex: También se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste en que todas lastarjetas quedan en forma instantánea expuestas a la vista, lo que permite que la información deseada se localice con rapidez y eficiencia también hay modelos de archivadores Kardex.

Archivo Lateral: en el mundo moderno se está buscando constantemente ahorrar espacio y esfuerzo por ejemplo, el archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado mientras maneja el archivo, evitando...