Archivos

ARCHIVOS DE OFICINA
Definición
Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.8.2. Organización
La organización que se dé a los documentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.
Consistirá en mantener diferenciadoslos distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina.
Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintosgrupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:
8.2.1.- Correspondencia. La mantiene la oficina con otros organismos o particulares y se organizada generalmente por entrada o salida, aunqueactualmente se considera que esto rompe la unidad de los escritos e impide saber lo que se contestó en cada caso. Así, cada respuesta debería ir unida al documento que la originó.
No hay que considerarcorrespondencia a los documentos que pertenecen a un expediente por el hecho de ser recibidos o enviados fuera de la unidad administrativa.
8.2.2.- Libros de registro. El control de estacorrespondencia se hará mediante los libros de registro de entrada y salida. Estos registros tienen un valor jurídico gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento aunque éste no se hayaconservado.
8.2.3.- Expedientes. Se entiende por expediente administrativo "una serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio".
• Organización externa: Una de lasfunciones básicas de los archivos de gestión será individualizar los expedientes. Esto se consigue introduciendo en una sola carpetilla todos los documentos que participan en la resolución de unmismo asunto. Esta carpetilla deberá llevar, en el exterior, los datos mínimos de localización: oficina productora, tipo documental, asunto y signatura.
• Organización interna: Los documentos de un...