Archivos

ANTECEDENTES

JUSTIFICACION

Muchas entidades de distintos países no tienen conciencia de la importancia de la archivística y todos los elementos que componen es por ello que muchas de las vivencias y memorias de nuestros antepasados se han perdido y solo se sabe de su existencia por los relatos orales y aquellas evidencias soportadas no se les ha dado un óptimo cuidado y se almacenan decualquier manera sin ningún orden ni criterio.
Por tal razón se establece la ley 594 del 2000 para crear cultura y responsabilidad frente a la organización de archivos, y en general todos los procesos documentales.
Este trabajo se desarrolla en el Hospital Jorge Enrique Cavelier en el área de Historias Clínicas porque vemos la necesidad de organizar la información que allí se encuentra y tambiénimplementar un método eficiente de búsqueda para mejorar los distintos procesos documentales.
En el desarrollo de esta tarea se tiene en cuenta la ley 594 del 2000 titulo v se establece obligatoriedad de las tablas de retención: será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Esto para garantizar la transparencia en los procesosque vamos a realizar.

OBJETIVO GENERAL:
-Generar un programa de gestión documental enfocado hacia el hospital “profesor Jorge cavelier”
ESPECÍFICOS:
-Realizar un diagnóstico de las condiciones tanto de los documentos como de las condiciones de almacenamiento de los mismos
-Garantizar la disponibilidad de la documentación organizada de tal forma que sea de fácil acceso de consulta-Orientar los archivos para que sean verdaderos centros de información beneficiosos para la administración e, importantes para la cultura

MARCO LEGAL

Para poder implementar un programa de gestión documental es necesario que la entidad cumpla la normatividad vigente descrita en la ley 594 de 2000 donde define:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha forma y soporte material,acumulados en un proceso material o por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia también se puede entender como la institución que esta al servicio de la gestión administrativa, la información lainvestigación y la cultura.
ARCHIVO PÚBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio publico por entidades privadas
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razónde sus actividades o funciones
FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente
GESTION DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas o técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural
SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información según los materiales empleados además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos informáticos,orales y sonoros
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad
ARCHIVOS DE GESTION: comprende toda la...