Archivos

Archivos
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.
importancia de un archivo
Los archivos en general es un ayuda memoria. Trabajo en un colegio profesional y hay 3500 matriculados. Cada uno tiene un legajo donde consta todos sus antecedentes. Los movimientosadministrativos están divididos por temas, los contables por año. Cada vez que se necesita saber que ocurrió con tal cosa, vas y sabes que ocurrió. Los archivos que estan en la PC sirven por ejemplo para estádisticas.
Equipos y materiales de oficina necesarios para archivar

archivo verticales.
son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posiciónvertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leidos comodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

archivo horizontal o estanterias con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otrosestán provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

 fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.
equipos electrónicos.
computadora: es unsistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.
discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el cpu de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.
dispositivos dealmacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.
carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa oinstutución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.
carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen clasificada numéricamnete o con letras del alfabeto lo cual permiteordenar facilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.
tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentan la información necesaria.
índices: son listados conreferencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.
marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado aechivado o debe archivarse.
bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sonbre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.
ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar losdocumentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo  corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.
guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.
¿Cómo organizar un archivo de la empresa?
Existe una gran diferencia sobre cómo...