Asitencia

La Asistencia Administrativa se encarga del manejo del presupuesto (ingresos y egresos) para todas las actividades y proyectos de la Facultad, más específicamente en los siguientes aspectos:
1. Ordenes contractuales: Compra de equipo y materiales para la Facultad.
2. Facturación: Servicios de análisis de los diferentes laboratorios, mantenimiento de equipos e inscripciones a cursos yposgrados.
3. Recepción de consignaciones de pago de factura que se ingresan a su respectiva área de responsabilidad que, a su vez, se divide en:
* Area de responsabilidad genérica: Fondo común, departamentos y laboratorios.
* Area de responsabilidad de proyectos: Cada contrato tiene una ficha financiera y se le crea un nombre, generando así un área de responsabilidad.

TITULO DELCARGO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
CÓDIGO: 08013 NIVEL: 2
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva delservicio.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
* Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
* Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
* Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
* Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a laFederación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
* Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
* Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especialesy de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
* Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
* Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
* Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
* Lleva registro y control de los recursos financieros asignadoa la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
* Realiza registro contable.
* Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
* Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
* Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores dejustificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
* Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
* Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
* Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.* Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
* Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
* Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.
* Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinasy/o equipos de la dependencia.
* Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
* Lleva control de la caja chica.
* Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
* Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
* Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
* Lleva y mantiene actualizado...