auditora

¿Cómo se realiza una auditoría?

Es necesario trabajar con un enfoque basado en evidencias, es decir, utilizando informaciones verificables y aplicando metodologías racionales que permitan alcanzar conclusiones fiables y reproducibles por otros auditores.
Aunque las entrevistas son el medio más habitual de recopilación de información, presentan importantes limitaciones cuando se utilizan comoúnica fuente. Exigen una gran pericia, sagacidad y diplomacia. Y además, sólo pueden ser consideradas como evidencias las declaraciones de las que pueda deducirse algún tipo de incumplimiento, pues en caso contrario no serían más que actos de fe en la honestidad del auditado.
Por tanto, las comprobaciones no pueden basarse sólo en un interrogatorio, sino que deben recopilar y valorarconjuntamente (contrastar) distintas fuentes de información:
• Observaciones
• Entrevistas
• Mediciones
• Muestreos
• Documentos y registros (trazabilidad)
• Análisis de datos (balances, índices, resúmenes)
• Informaciones procedentes de proveedores, clientes y otras organizaciones relacionadas con el auditado
• Bases de datos
• Internet
• Análisis de laboratorio
Una vez obtenidas lasevidencias éstas deben evaluarse de acuerdo con los criterios de auditoría definidos, dando como resultado hallazgos que indicarán conformidad o no conformidad con los mismos. Las no conformidades son denominadas a veces también como desviaciones, incumplimientos o discordancias

CONDICIONANTES

Las auditorías se realizan siempre dentro de unos límites determinados por los criterios deauditoría, las características propias de la organización que se va a auditar, sus instalaciones, los procesos y el tiempo disponible por ambas partes. A esto es lo que se denomina alcance de la auditoría.
Por otro lado, también es un factor limitante a tener en cuenta que la recopilación de evidencias se basa en un muestreo de información, ya que toda auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempodisponible y con recursos finitos.
Todas estas circunstancias deben tenerse en cuenta y reconocerse entre auditor y auditado, asumiendo un cierto grado de incertidumbre que dependerá directamente de las técnicas de muestreo aplicadas

¿CÓMO SE DESARROLLAN?

En primer lugar es necesario preparar la auditoría adecuadamente realizando lo siguiente:
1. Determinar las personas queparticiparán, el alcance, la metodología y los criterios que se van a aplicar, y el programa previsto
2. Realizar una revisión documental
3. En algunos casos, podría ser necesaria una visita previa para hacerse una idea más aproximada de lo que se va a auditar y si se necesita solicitar información complementaria
4. Elaboración y preparación de los documentos de trabajo para registrar el desarrollo de laauditoría y sus hallazgos, incluyendo listas de verificación y planes de muestreo



Una vez realizada la revisión documental, ya podría llevarse a cabo la auditoría “in situ”, que consta habitualmente de las siguientes etapas:
1. Reunión de apertura o presentación
2. Recopilación y verificación de información: aunque es necesario verificar todos los criterios de acuerdo con el plan de laauditoría, hay que establecer prioridades y centrarse en los asuntos de mayor importancia
3. Generación de hallazgos de auditoría: las evidencias que demuestren no conformidades deben siempre detallarse y explicarse al auditado, pudiendo ser clasificadas según criterios de auditoría.
4. Reunión de cierre: en ella se resume el desarrollo de la auditoría, las dificultades que se han encontrado,se comentan los hallazgos y se exponen de forma preliminar las conclusiones. También acordarse acciones correctivas y preventivas a las no conformidades.
RESULTADO FINAL

Después de la visita se elabora y envía un informe de auditoría que detalla todo el proceso de preparación, su desarrollo y las conclusiones definitivas.
La validación y la evaluación de la aplicación de las acciones...