Auditoria Administrativa

Capitulo 9
ACTIVIDADES PRELIMINARES EN LA OBTENCIÓN DEL INFORME
Información periódica de la evaluación
Es recomendable que en el desarrollo de la actividad de evaluación se efectúen periódicamente informes de su avance y no esperar a que este concluya para hacerlo.
Las actividades comprendidas en una evaluación deben mostrar consistencia en su ejecución y mostrar resultados concretos.
Losinformes preliminares representan una retroalimentación entre el directivo y el auditor.
Formato para informar del avance de actividades:
* Titulo
* Periodo del avance
* Empresa
* Área
* Departamento
* Numero
* Etapa especifica
* Responsable
* Porcentaje de avance
* Fechas de inicio y terminación, planeadas y reales
* Observaciones
La presentaciónperiódica de avance de actividades es una labor constructiva que ayuda a evitar contratiempos.
Comunicación efectiva de la auditoria
La comunicación representa un subsistema básico en la vida de las organizaciones. En la auditoria es bastante significativa debido a las relaciones interpersonales que implica su actividad. La comunicación para que resulte efectiva debe ser clara, directa, frontal,convincente.
Una habilidad de comunicación que debe tener el auditor es saber escuchar.
El hecho de dirigirse en forma directa al personal responsable es una cuestión de principios.
Intercambio de experiencias y criterios
Al presentarse un informe o reporte de avances de actividades, suele hacerse en una reunión o junta de trabajo, el cual debe llevarse a cabo con un enfoque constructivo, que seapropicio para compartir acciones de solución.
Anomalías intrascendentales y solución
En la ejecución de una auditoria administrativa, en ocasiones se presentan situaciones que representan desviaciones o anomalías, que por su importancia relativa tienen oportunidad de subsanarse en el desarrollo de la actividad, lo cual representa un avance práctico en la actividad del auditor.
Hay queconsiderar que aunque la opinión del auditor no este formalizada pro escrito, esta suele ser tomada por el auditado como una instrucción valida, resultado de una consulta directa, la cual procede a aplicar.
Concepto de observaciones
En el campo de la auditoria, resulta practico y beneficioso realizar notas de hallazgos y observaciones, con respecto a la actividad evaluativa que se lleva a cabo enadición a las cedulas de trabajo generadas. Dichas notas permiten al auditor reunir información relevante para la elaboración de un reporte de avance de actividades, de un informe preliminar y hasta del final.
Las observaciones son señalamientos específicos acerca de operaciones, funciones, sistemas y practicas de trabajo, que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida y aprobada enla organización y que por lo general ocasionan un funcionamiento errático en la organización.
La selección de las observaciones que se expondrán en una reunión de trabajo debe ser bien cuidada, ya que es muy probable que tengan consecuencias significativas.
El propósito de las observaciones es conseguir que se enmiende la situación señalada lo más pronto posible. Para ello dichas observacionesse acompañan de recomendaciones.
Para que resulte de mayor beneficio una observación debe contar con: una existencia real, una descripción que la identifique, y recomendaciones congruentes.
Existencia real: indica la convicción plena de que la observación esta debidamente documentada y de que no existe subjetividad en ella.
Descripción que la identifique: señala de manera detallada la situaciónque necesita corregirse y las repercusiones que sufrirá se seguir así.
Recomendaciones congruentes: expresa la necesidad de indicar las soluciones pertinentes de acuerdo con el tema tratado.
Las observaciones también conocidas como deficiencias, irregularidades, anomalías, desviaciones, problemáticas o anormalidades, no solamente hacen referencia a problemáticas actuales que requieren...