Auditoria administrativa7

.4 REGISTRO FORMAL DE INFORMACION

Como ya se ha mencionado la etapa destinada a obtener información es muy importante, porque a partir de ella es que se conforma la evidencia escrita, documental y grafica.
La información generada, incluidos los resultados de las pruebas aplicadas, deberá integrarse formalmente mediante el empleo de un conducto de registro apropiado y confiable; de estamanera se evita la dispersión y el extravió involuntario del material, que se repercutiría negativamente en la auditoria, así como en las actividades subsecuentes.
El documento que se utiliza para captar la información relacionada con la auditoria se denomina cédula del trabajo u hoja de análisis y está integrado por esquemas o formularios que en su diseño incorporan campos, casillas, columnas obloques, los cuales facilitan el agrupamiento de la información para su análisis conducente. Aunque en el se colocan los datos en forma estructurada, no es un modelo acartonado, ya que permite que el auditor realice las adecuaciones necesarias. Al final de este capítulo se presentan tres esquemas, el esquema 7.1 ilustra el formato estandarizado, el esquema 7.2 es relativo a la descripción deactividades y el esquema 7.3 corresponde a las formas administrativas.
La cedula de trabajo, con su modelo prediseñado, no suele representar ningún problema en su interpretación, pero para ello resulta fundamental delinear su contenido, es decir idear los conceptos genéricos que conformen su información.
En ocasiones, los documentos que se proporcionan (de carácter interno o externo) constituyen porsi solos una cedula de trabajo, que es ya un documento simplificado; en estos casos se opta por adherirlos al formato base e inscribir los comentarios correspondientes.
La cedula de trabajo como documento formal tiene los siguientes rasgos distintivos en su diseño: encabezado, cuerpo o contenido y anotaciones específicas.
Dichos rasgos en realidad son compatibles con los que encontramos enotros documentos, pero la distinción está en que son de uso particular en la auditoria. Enseguida se comenta cada uno de ellos.
Encabezado. Representa el inicio de todo documento y se utiliza para indicar información general, tal como:
* Nombre de la organización o entidad
* Identificación de la cédula.
* Fecha de elaboración
* Fecha de revisión
* Auditores que elaboraron yrevisaron

Rasgos distintivos de la cédula de trabajo
Encabezado
Cuerpo o contenido
Anotaciones especificas.

Fig. 7.3 rasgos distintivos de la cédula de trabajo.

Cuerpo o contenido. Es el campo que se utiliza para presentar la información recopilada sujeta a análisis, ya sea que se capture o se anexa algún documento o copia del mismo.
Anotaciones específicas. Este campo se localiza alcalce de la cédula, es decir, en su parte final. En él se apuntan notas relevantes o aclaratorias sobre algún concepto referido en el contenido, así como recordatorios.
Además de emplearse en el área de la auditoria administrativa, donde gozan de una aceptación amplia, las cédulas de trabajo también se utilizan en otras aéreas de la organización o entidad, aunque en forma muy particular, comopor ejemplo en la contabilidad, costos, recursos humanos y producción.
Las cédulas reciben diferentes connotaciones según la especialidad de la auditoria; las más comunes en lo correspondiente a administración son: generales, analíticas y subanaliticas. (figura 7.4)
Las cédulas indicadas tienen un uso y características específicas, por lo cual se comentara brevemente cada una de ellas.
Cédulageneral. Es la que se utiliza para presentar los documentos administrativos principales de la organización (como los manuales de organización y procedimientos y las graficas), así como documentos específicos que constituyen el tema propio de auditoría.
Cédula analítica. Se utiliza para ampliar, identificar y analizar aspectos ya contenidos en las de tipo general; por lo tanto, deben detallarse con...