Auditoria

OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevará a cabo la auditoría administrativa, hemos terminado la etapa de planeación, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtención de información, en esta etapa el auditor levantará información con el objeto de examinar y evaluar como se está aplicando el procesoadministrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las políticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar.

La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas.

A continuación seexplicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información.


Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son técnicas que nos permiten recopilar información de campo.

Entrevistas: Benjamín Franklin la define como: “consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información.”

Para elloel auditor elaborará una guía de entrevista, la cual contendrá preguntas básicas sobre la información que se desea obtener de determinada área u puesto de la empresa, la base del diseño de cada entrevista dependerá del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la información que desea obtener.

Cuestionarios: Benjamín Franklin la define como: “se emplean para obtener información deseada en formahomogénea. Están constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos y temáticas”

Observación directa

El auditor al levantar la información debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a través de la observación. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez,el registro de la observación lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditoría de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir “palomeando” el estado físico en que se encuentran las instalaciones.

También el auditor puede registrar lasobservaciones mediante unas tarjetas “cédulas”, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando.


Otras técnicas para obtener información

El auditor puede obtener información acerca de la empresa o área auditada mediante la utilización del intranet, ese sistema de información mediante la utilización de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor puedeacceder a información sobre: la operación de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros.
3.5 Técnicas de la Auditoria Administrativa
Para la obtención de información relacionada a una operación, función o tema que se examina, es necesario considerar que se esta ante una investigación que lleva una metodología definida, misma que se ha abordado alhablar de la planeación y requerirá de la utilización de técnicas de auditoria para este fin, siendo las mas comunes las siguientes:
3.5.1. Entrevista.- en un sentido general, representa el proceso de entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad, cubriendo así su objetivo y la realiza en forma directa con el personal idóneo preferentemente de nivel directivo einclusive del director o gerente y en su caso con personal de niveles de supervisor y operativo.
Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la información que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que...