Auditoria

30 de Septiembre de 2009

StatuStatus Report

ALDEAS INFANTILES S.O.S. FILIAL QUITO

Auditoria de Controles, Septiembre de 2009

Índice:

• Asuntos de Control Interno

ASUNTOS DE CONTROL INTERNO

1. Ingresos por Transferencias

A la fecha de nuestra revisión, 30 de Septiembre de 2009, mediante conversaciones mantenidas con el Contador General del Proyecto de AcogimientoFamiliar de la Filial Quito (Enrique Decker), y a través de las evaluaciones des controles internos al ciclo de ingreso por transferencias detectamos las siguientes debilidades:

• Que no existe un Manual de Finanzas que estipule las acciones y controles que deben establecerse respecto al presupuesto.
• No existe la firma de autorización de la Directora de la Filial cuando se elabora unRequerimiento Presupuestario Trimestral.
• En los comprobantes de ingreso y de diario solamente encontramos la firmada de la persona que elabora los documentos (Enrique Decker), quedando pendiente la firma de la persona que registra la mayorización y la firma del Contador.
• En algunos casos las firmas de autorización de la Oficina Nacional, no se encuentran en las hojas de transferencias defondos varios.
• No existe una adecuada segregación de funciones en el departamento de contabilidad, ya que el contador se encarga del manejo de caja chica, el pago a proveedores, la elaboración de comprobantes de ingreso, egreso, diario, registra la mayorización, y es la persona que aprueba toda transacción realizada en la Filial.
• Se solicitaron los Requerimientos de las familias y seidentifico que estos no cuentan con las firmas de responsabilidad correspondientes a las personas que elaboran, revisan y aprueban el requerimiento.
• Así mismo se solicito el Requerimiento de los Jóvenes de las Comunidades Juveniles, y se detectó que la Comunidad Juvenil en este momento no cuenta con un TUTOR, es decir que provisionalmente se encuentra una persona encargada de la Comunidad,por ende el Departamento de Contabilidad vía presupuesto designa un valor en función de las necesidades los jóvenes.
• Se solicitaron los kárdex de suministros que son la base para efectuar los requerimientos de material de oficina. Se verificó que no cuentan con un kárdex.

Cabe mencionar a partir del mes de octubre del año en curso cada departamento realizará un requerimientotrimestral de materiales de oficina y estos serán responsables de su durabilidad para el trimestre. A la fecha de nuestra revisión no han aplicado dicho requerimiento
• Se solicitó el comprobante de ingreso No. 306324 de Agosto de 2009 y se cotejó con la hoja de transferencias de fondos varias, enviado por Oficina Nacional. Se verificaron firmas de elaboración, revisión y la firma del Contador.Estas dos últimas no contó con firmas.
• Se solicitaron los comprobantes de diario Nos. 306304 correspondiente al registro de la transferencia de efectivo a las casas familiares, a la Comunidad Juvenil y de los Jóvenes en Asesoramiento, respectivamente. Se verifican las firmas de elaboración, revisión y el sustento de la transacción. La firma de registro no estuvo, tampoco las copias de lastransferencias, ni copias de los cheques emitidos

Comentario de la Administración

Recomendación

Es necesario que la Directora de la Filial, autorice todo tipo de transacción a la que incurra la organización.

2. Otros Ingresos

A la fecha de nuestra revisión se evaluaron controles internos al ciclo de Otros ingresos, los cuales sirvieron para identificar debilidades, las mismas que sedescriben a continuación:

• No existe el Manual de Finanzas que estipula las acciones y controles que deben establecerse respecto a ingresos en efectivo.
• No existe un blog numeración en los Registros de Donaciones.
• La Directora de la Filial no mantiene conversaciones que las personas que realizan donaciones
• Los documentos que sustentan las donaciones no cuentan con la...