Automatizacion De Procesos Administrativos Ejercicio 7-8 Cap.4.

UNIVERSIDAD GALILEO
CEI: San Lorenzo
Cuso: Automatización de procesos administrativos I

Tema:
Ejercicios capitulo 4

Nombre: Ever Estuardo Pojoy Sontay
Carne: RSE 1211365
Fecha de entrega: 25 de febrero de 2012
Ejercicio 7 Capitulo 4
Competencias:
* Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso administrativo
* Describir y diferenciar las etapas al llevara cabo una sistematización.
Instrucciones y enunciados de los ejercicios.
Algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinados procesos de dicho departamento. A continuación se presentan 5 de los errores típicos que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de Haber leído lainformación complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.
Error | Definición | Solución |
Carecer de Un plan | Al sistematizar sistemas dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando. Por qué, y hacia donde llevaríamos dicho procesó. | Tener un análisis a futuro, parecido ala misión que se quiere lograr dentro de la empresa, así saber de la estrategia que vamos a utilizar para ir encaminados paso a paso hacia la productividad |
Se busca un sistema de talla única | Se considera paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a lasparticularidades, su visión y sus necesidades. | Adaptar los programas que se están utilizando con las necesidades de los clientes, ya que si maneamos software que es un exceso de información al contrario, que le falte información, pues con ayuda de los encargados de usar el programa pueden salir nuevas ideas para que se adapten mejor a las necesidades de los clientes. |
No se documenta el proceso | Secuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esta forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dichos proceso no está documentado. | Mantener la información de manera obligatoria, archivada para que los procesos o memorándum que se reciban puedan ser utilizadosnuevamente, esto para que el nuevo personal que pueda entrar a la empresa pues cuente con documentos que lo capaciten internamente y aparte ayudaría a que ese resguardo que archivamos puede beneficiar en el futuro con algún problema que se nos presente como empleados |
La falta de implementación | Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para eldepartamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. | Enviar encargados de oficinas centrales para que hagan visitas a las agencias con el fin de verificar si el proceso de servicio se este brindando correctamente, y este mismo encargarse de verificar que todos los procesos que se hayan enviado estén archivados y debidamente firmados por los trabajadores, de manera a quese valide que ellos leyeron la información , esta visita de personal de oficinas centrales, hasta cierto punto obligaría al empleado a que se rija a leer y ejercer cada comunicado que se han impuesto. |
Dejando fuera la cuantificación | No se tiene claramente definido y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematización de los procesos del departamento de atención al cliente.La evaluación de sistemas es un paso esencial. Sin esta información se hace casi imposible llevarlo acabo. | Colocar un call center que se encargue de llamar a los clientes que visitan la empresa, con preguntas de que les parece el servicio esto para llevar un valor agregado a lo que se quiere contar por parte de la empresa ya que de este modo llevamos el control de manera de puntos podría ser...