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Cuando uno se enfrenta a la tarea de organizar un departamento administrativo, es mejor enfocarse en las maneras más efectivas de mejorar la eficiencia, minimizar el desperdicio y maximizar los talentos individuales de los miembros del equipo administrativo. Aunque algunos procesos variarán dependiendo de las necesidades de la alta dirección y del tamaño de la oficina, se pueden implementartécnicas básicas para tener un funcionamiento más aceitado y una oficina más eficiente.
Nivel de dificultad:
Moderada
Instrucciones
1. 1
Incrementa la eficiencia. Implementa un enfoque centrado en el desempeño a las actividades. Organiza tareas diarias y semanales con el foco en el alto desempeño más que en la finalización de largas listas de tareas.
2. 2
Estructura e integra las tareasadministrativas más importantes de tu oficina entre el personal senior. Adjudica la tarea de gestión de los informes de gastos y ofrece apoyo administrativo a uno o más miembros de la dirección al personal senior, en lugar de a toda la oficina.
3. 3
Delega tareas administrativas, como abrir el correo, responder los teléfonos y la mecanografía, al personal de nivel inferior, incluyendo asistentesadministrativos, secretarias e internos.
4. 4
Refuerza las actividades que no benefician a la organización entera. Evita las actividades que no coincidan con los objetivos fijados por el personal directivo. Por ejemplo, evita la práctica de programar viajes personales de último minuto, o delega la tarea a un miembro del personal de nivel bajo que pueda tomar y cumplir esas tareas sin afectarnegativamente el flujo de trabajo.
5. 5
Implementa los deseos de la dirección para el cambio. Frecuentemente, la reducción es un componente necesario del cambio en una oficina administrativa, especialmente si un departamento administrativo no está trabajando cohesivamente para beneficiar a toda la organización. Una oficina llena de asistentes ejecutivos trabajando individualmente para cumplir las demandasdel personal directivo independientemente de las necesidades de la organización es un ejemplo.


Se entiende la estructura organizacional como el medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos.
En su sentido más amplio, la estructura organizacional da orden a la empresa.  Responsabiliza el talento humano de la organización en cada una de las áreas que se handefinido previamente.
Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una organización para trabajar juntos de forma óptima, a fin de que sean alcanzados los objetivos corporativos.
Para algunos consultores organizacionales y expertos en el tema, la estructura organizacional es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de laorganización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados y empleados.
Esto en atención a que la estructura organizacional muestra la forma como es dividido el trabajo en la empresa.
Voy a enseñarte tres formas básicas de estructura organizacional, ya que los departamentos de una empresa pueden agruparse formalmente bien sea por función,por producto o servicio y en matriz.
1.      Organización funcional
Este tipo de estructura es la más empleada, en ella los departamentos o áreas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa.
Como es realmente muy simple, se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.
Lo importante de estaestructura es que agrupa a personas que tienen una posición similar dentro de la organización o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y habilidades del mismo estilo.
Está conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos,...