BANQUETES

BANQUETES

5.1. Introducción.

El Departamento de banquetes será el responsable de la organización de diferentes tipos de eventos, tales como: cócteles, bodas, graduaciones, cenas, comidas, desayunos, conferencias, seminarios, tés, etc., ya sean de carácter social o empresarial. De esta forma se ponen a disposición del cliente los salones, la infraestructura del hotel, su material y equipo ysobre todo, el conocimiento y la experiencia del personal,  tanto administrativo como operacional,  en este tipo de eventos, lo cual tiende a garantizar un desarrollo impecable.
 
5.2.    Diferentes tipos de Banquetes

5.2.1.    Celebraciones de carácter social.


Bautizos.
Primeras comuniones.
Confirmaciones.
Fiestas de quince años.
Bodas.
Aniversarios.
Graduaciones.
Tés
Fiestasde fin de año.
Compromisos matrimoniales.
Fiestas navideñas.
Desayunos, comidas, cenas.


5.2.2. Celebraciones de carácter empresarial.


Fiestas de empresas.
Conferencias.
Ferias.
Seminarios.
Exposiciones.
Asambleas.
Congresos.
Desayunos, comidas, cenas.

 
Por lo general, el organizador del evento posee una idea bastante precisa de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventasde banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en la medida  de lo posible, en cuanto a las capacidades del establecimiento y los medios financieros de los que dispone el organizador (cliente). Con el fin de satisfacer las demandas del cliente, parte de una adecuada organización por medio del hotel,  incluye el formular una serie de preguntas específicas, generalmente incluidas enlas listas de control (check – lists), donde se incluyen detalles como:
 

Pasteles de cumpleaños.
Mesas para los regalos.
Bases o jarrones para las flores.
Medios de transporte para los invitados.
Entretenimiento, etc.


5.3.   El departamento de Banquetes.
 
Dentro de un hotel con un importante Departamento de banquetes, se puede encontrar que la cabeza de éste último es el director debanquetes, quien reporta directamente al director de alimentos y bebidas y tiene a su cargo las dos áreas,  es decir, tanto al Maître-D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados de montaje (parte operativa), así como los gerentes de ventas, de actividades y secretarias, (parte administrativa). 

5.3.1. Descripción de puesto del Director de Banquetes.

Función principal:Administra la operación de eventos privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.

 
   Funciones:
   Administración:
Desarrolla el plan de ventas y promociones de banquetes.
Desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo de todo el año.
Desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo.
Prepara yevalúa el pronóstico de ingresos.
Otorga la aprobación final para las reservaciones de salones,  realizadas por los gerentes de ventas de banquetes.

Supervisión:
Supervisa a los gerentes de banquetes, entrevista y recomienda tanto para contratar personal, como para promociones.
Realiza las llamadas de atención necesarias, establece las metas  y se encarga del entrenamiento y desarrollo delpersonal que tiene a su cargo.

Planeación y coordinación:
Planea, costea y establece precios para los distintos menús que se ofrecen.
Se encarga de mantener una buena comunicación con otros departamentos del hotel,  para facilitar y garantizar el éxito de cada evento.
Coordina los requerimientos de cada cliente con los servicios y facilidades que puede ofrecer la propiedad.
Monitorea quelos salones con reservación, sean confirmados por los clientes,  dentro de un determinado margen de tiempo. 
Prepara contratos, hojas de función y cualquier correspondencia relativa a los eventos.
 
5.3.2. Descripción de puesto del Gerente de Ventas de eventos o Banquetes.

Función principal:
   La función principal de este profesional se refiere a la venta y servicio de eventos.
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