Benito juares

El área de servicios de información en las organizaciones. Importancia, jerarquía y funciones.
Teresa García López*

RESUMEN
En este documento, se presentan algunas reflexiones acerca de la importancia del área de servicios de información en las organizaciones. Así mismo, se comentan algunos de los resultados más relevantes acerca del funcionamiento de dichas áreas y de su posiciónjerárquica, obtenidos de un estudio exploratorio de 35 organizaciones del Puerto de Veracruz, realizado por estudiantes de la experiencia educativa Los Sistemas de Información en las Organizaciones, impartida en la Maestría en Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana, mismos que se contrastan con los obtenidos en un estudio previo llevado a cabo en 1995.

ca en la estructura de organización ylas funciones generales del área de informática. Además de esta introducción, se describen algunos de los argumentos que en opinión de la autora sustentan la importancia de la información en las organizaciones y, por tanto, del área de informática y se describen algunos de los resultados más relevantes del análisis comparativo de 35 organizaciones del Puerto de Veracruz que integraron losresultados de un estudio realizado por los estudiantes de la maestría. Para terminar, se presentan algunas conclusiones relacionadas con el tema. II. ¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN? La información es un importante recurso para los individuos que integran una organización ya que en un medio altamente competitivo y cambiante, es necesario, contar con ella para reducir laincertidumbre y tomar decisiones posiblemente mas acertadas que en caso de no contar con ella. La información es resultado del procesamiento de datos, los cuales pueden considerarse como hechos aislados no evaluados ni significativos resultado de un fenómeno. A manera de ejemplo, y para explicar la diferencia entre dato e información, en la figura 1, cada uno de los nombres de Pedro, Adriana, Eduardo o cadauna de las ciudades Xalapa, Córdoba, Veracruz, por sí solas no dicen absolutamente nada (datos) pero, si a través de algún medio se puede identificar que Pedro es de Jalapa y trabaja en la dependencia B, entonces, esta información podría ser de utilidad para los interesados en conocer las características laborales de Pedro (ver figura 1).

I. INTRODUCCIÓN Quien dirige o administra unaorganización, requiere conocer el ambiente en el que se desenvuelven los responsables de mantener la información a disposición del usuario, es decir, el área de servicios de información, a la que en este documento cuando se hable o mencione acerca de ella, se denominará Informática. Su objetivo fundamental es el procesamiento de datos para generar información a todos los niveles, por lo que, para alcanzarlose requieren desarrollar dos funciones básicas: la creación de almacenes de datos relativos a cada una de las actividades de la entidad organizativa y, la transformación de los datos contenidos en dichos almacenes en información que pueda ser obtenida y manejada con facilidad por las diferentes áreas que la integran. Es por lo antes mencionado, que como parte de las actividades de aprendizajeconsideradas en el programa de la experiencia educativa Los Sistemas de Información en las Organizaciones, los alumnos de la maestría en Ciencias Administrativas realizan un estudio exploratorio acerca la ubicación jerárqui-

Figura 1. Datos e información
INFORMACIÓN DEPENDENCIA “B” XALAPA VERACRUZ ADRIANA PEDRO DEPENDENCIA “A” CÓRDOBA DATO EDUARDO

Fuente: elaboración propia * Académica delInstituto de Investigaciones y Estudios Superiores e las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana. Correo electrónico: tgarcia@uv.mx

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Ensayos

Por tanto, para obtener información es necesario procesar datos y ésta será de utilidad cuando sea usada para generar conocimiento o tomar decisiones. Así, por ejemplo, supóngase que se requiere...