Cómo elaborar un documento eficaz, comprensible y bien presentado

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Cómo elaborar un documento eficaz, comprensible y bien presentado

Cliente, jefe, responsable de... “El destinatario de cualquier informe espera, sobre todo, claridad: claridad de ideas, claridad de análisis, claridad expositiva y consecuencias de lo analizado, bien en forma de decisiones sugeridas o a través de reflexiones. Claridad, claridad, claridad. Mejor un informe espartano y claro quebonito, farragoso, difuso y confuso”, recalca el experto Juan Carlos Alcaide, director del Instituto de Márketing y Servicios.

La estructura
Según Alcaide, el informe consiste en “una concatenación ordenada de ideas que se pueden sintetizar en tres o cuatro puntos centrales, en donde se defiende una tesis que queda completamente clara en la primera lectura del mismo”. Además, para Rocío Pérezde Sevilla, directora de cuentas de Grupo Inforpress, “la estructura debe permitir retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. Y, si la extensión del informe no lo permite, se debe optar por la fórmula del resumen ejecutivo”.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Portanto, selecciona tus ideas, el objetivo que persiguen, asígnales los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...) y comienza a redactar siguiendo la estructura definida.

¿Cuánto escribir?
No hay un número de páginas exacto ni para cada capítulo ni para el informe. Cada uno aporta su propia información y en función de eso hay que redactarlo. El objetivo de ser breve peroexplicativo debe ser constante.

“En los informes, el rango de importancia de la información es de menor a mayor. Siempre se empieza por un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares”, comenta Ana Isabel Córcoles, autora del libro Cómo realizar buenos informes.

Para entender mejor la estructura y el estilo de un informe, nos hemos inventado elinforme Yo lavo más blanco. Tendencias sobre Consumo Ecológico en España, que puedes encontrar en nuestra web. En cuanto a la estructura de un informe, destacan las siguientes partes:

La introducción. Presenta la situación objeto del informe y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento. Ejemplo: “El presente Informe Yo lavo más blanco. Tendencias sobreconsumo ecológico y medio ambiente en España 2001 ha sido realizado por el departamento de Márketing de W&W con documentación elaborada por el departamento de I+D junto a la Fundación W&W. Los objetivos del estudio han sido identificar las actitudes de los ciudadanos españoles y la evolución que han sufrido respecto al consumo de productos ecológicos”.

Los antecedentes. Reflejan las razones quenos han llevado a elaborar ese informe. En definitiva, se trata de poner al lector en antecedentes, aportando los datos, recursos o metodologías anteriores que han influido en el tema a tratar. También se destacarán las partes pertinentes del estudio DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que fue aplicado previamente y que podrían revisarse en este nuevo informe.

Lametodología. En este apartado, hay que incluir información sobre el método que hemos usado o pretendemos emplear para abordar el tema propuesto en ese informe. Se detallan todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos. También es necesario explicar todos los vocablos técnicos utilizados con paréntesis y pies de página para que su significado quede claro a cualquier perfil delector.

Los resultados. Señalan “lo que hay”, las realidades positivas o negativas que han surgido como consecuencia del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos. En esta parte, los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, pero conviene alternarlos con texto para no recargarlo de cifras.

Las limitaciones. Mencionan los datos o fuentes que no se han podido...
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