Caja chica

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  • Publicado : 29 de agosto de 2012
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NORMAS DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:
•Separar las funciones de manejo de efectivo de las funciones de registro del efectivo.
•Depositar diariamente el dinero que ingresa a la empresa.
•Efectuar pagos mayores mediante cheques.
•Establecer firmas conjunta para movilizar las cuentas bancarias.
•Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias.
•Establecer un fondo fijo de caja chicapara los pagos menores.
•Realizar arqueos sorpresivos a la caja principal y a la caja chica
CAJA CHICA:
Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es un activo circulante, una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable demanejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activocirculante. El monto de caja chica solo sufrirá una variación cuando éste sea aumentado o disminuido o se decida eliminarlo.
Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no a la cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantescitados.
El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa.
Sobrante de caja chica: es el dinero que aparece en exceso, con respecto almonto establecido, al hacer la relación de los pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder al hacer reembolso se realiza un asiento en la que al haber un reembolso se le abona a una cuenta llamada “SOBRANTE DE CAJA CHICA”
Faltante de caja chica: es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al haber la relación de lospagos efectuados. Cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debería suceder al hacer el reembolso se realiza un asiento en que la diferencia se carga a una cuenta llamada “FALTANTE DE CAJA CHICA “
Procedimiento de la caja chica: Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera: Cada vez que se necesita efectivopara hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden.
Creación del fondo caja chica: El monto máximodel fondo de Caja Chica no debe exceder de BS 4OOO, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación.
El fondo servirá para cancelar exclusivamenteobligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o...
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