Caja Chica

A. ALCANCE, PROPOSITO Y APLICACIONES



El propósito del manual es de especificar las políticas y procedimientos que deben ser observados por todas las personas que mantengan Fondos de Caja Chica y por aquellas que las supervisan, los cuales deben ser consistentes con los principios de control interno.



B. DEFINICIONES


• Custodio: Funcionario de XXXXX responsable decustodiar y administrar correctamente el dinero de caja chica y los respaldos de los gastos de la misma.
• Caja chica: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que noes conveniente pagarlos con cheques
• Corte de caja: Es el reporte a la fecha solicitada complementando complementado con el recuento o verificación de las existencias en efectivo y de los documentos que forman parte del saldo de la cuenta respectiva, a una fecha determinada.
• Arqueo de caja: Es la revisión sorpresiva que el departamento financiero realizará al custodio de caja afin de constatar su correcto manejo
• Factura: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, los nombres del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido.
• Nota de venta: Documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador,indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Documento exclusivo para Contribuyentes RISE, especificación que deberá constar en el comprobante.
• Comprobante de retención: Son los documentos que acreditan la retención del impuesto al valor agregado y del impuesto a la renta, que efectúan las personas o empresas que actúan como agentes deretención.




C. POLITICA GENERAL
La política de XXXXX. requiere que todas las personas que tengan asignado el manejo del fondo de Caja Chica, lo administren, controlen y mantengan permanentemente disponible para ser usados apropiada y oportunamente, y ajustados a los criterios de: “necesarios y razonables”



D. OBJETIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA
El fondo de Caja chica, estádestinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.




E. CUSTODIO:
El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por la Gerencia Administrativa.




F. AUTORIZACION
Para apertura de una caja chica, es necesario realizar una carta de requerimiento del fondo por parte de la Gerencia Administrativa, si elrequerimiento es urgente se acepta la carta por email, fax, etc en el cual mencione:




• Lugar en el cual será manejado el fondo
• Monto solicitado
• Nombre del custodio
• Justificación del requerimiento(desgloce)
• Firma del solicitante
• Protección y Seguridad a los fondos de Caja Chica



Este requerimiento será enviado a la Gerencia de Finanzas para la aprobación, la misma que serecibirá por la misma vía que fue recibida sea documento, email, fax, etc.




G. SOLICITUD DE CHEQUE DEL FONDO APROBADO
Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y realizará lo siguiente:

• Formulario de Solicitud de cheque debidamente aprobado a nombre del custodio del fondo por el monto autorizado adjuntando
o Memo, email, carta con el cual recibió la aprobación.• La cuenta contable será proporcionada por Finanzas.












H. RESPONSABILIDAD:



Es responsabilidad del Custodio:

1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando cumplimiento a las políticas internas de XXXXX, del donante y del Servicio de Rentas Internas.



2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos de gastos menores, no...