caja menor

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

PROCESO:
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO:

Versión: 2
Fecha: 23/05/2014
Aprobó: Director
Administrativo y Financiero
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Gestión de Bienes y Servicios
Compras
Caja Menor

1. OBJETIVO: Brindar de manera rápida y oportuna recursos financieros para la compra de
insumos
2. ALCANCE: Aplica a gastos originados de los funcionarios de la Cámara de Comerciode
Cartagena
3. CRITERIOS: Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y devoluciones se
harán por caja menor hasta por un valor correspondiente al 10% de la base de la caja menor, sin
que los mismos puedan ser fraccionados. Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de
servicios que excedan de esta suma.
Se podrán autorizar por caja menor la adquisición de bienesque sean necesarios para el
funcionamiento previa verificación de que la entidad no los posea en el momento del
requerimiento.
No está permitido efectuar préstamos personales con recursos de la caja menor. El
incumplimiento de esta norma constituye falta grave contra el reglamento interno de trabajo.
4. DEFINICIONES
Caja menor: Es la cantidad de dinero entregado por la Cámara de Comercio deCartagena a un
empleado, previa solicitud y aprobación del Director del área y Director Administrativo y
Financiero, para que según las normas contenidas en el manual de contratación y las necesidades
de la entidad pueda adquirir y pagar elementos de consumo, servicios y devoluciones.
Soportes: Las compras por caja menor tendrán como soporte las facturas a nombre de la Cámara
de Comercio deCartagena o tiquete de máquina registradora con la identificación del proveedor
(Cédula o NIT). La descripción del bien o servicio que se adquiere. Dicho soporte debe ser firmado
por el funcionario que recibe el bien o servicio contratado.
Recibo de Caja Menor: El recibo de caja menor se constituye en el documento mediante el cual se
legaliza el pago de un bien o servicio, el diligenciamientodel recibo de caja menor debe contener
lo siguiente: fecha en la que se efectuó el gasto, el valor, el concepto, la firma de la persona que
recibe con número de cédula y sello de la empresa.
Avance de Caja Menor: El avance de caja menor se efectúa cuando un empleado solicita dinero
para realizar la compra de un bien que requiere la entidad. El empleado responsable del manejo
de la caja menor,al entregar el dinero al solicitante exigirá el diligenciamiento de un vale
provisional, que deberá contener: fecha, valor, nombre del solicitante, dependencia, concepto y
firma de quien recibe. El empleado responsable del manejo de la caja menor deberá vigilar que la

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Fecha: 23/05/2014
Aprobó: Director
Administrativo y Financiero
Página 2 de 5legalización del avance se haga a más tardar el día siguiente de haberlo entregado. De no hacerlo
el valor será descontado de nómina.
Legalización de Avance: Consiste en el diligenciamiento del recibo de caja menor, la entrega de la
respectiva factura y la devolución del dinero sobrante, si es el caso. Para los transportes urbanos
en buses o taxis, no se requerirá de la presentación de lafactura. Sin embargo, se establecerá un
límite máximo para los mismos, conforme a las tarifas legalmente establecidas.
Base de caja menor:
CAJA MENOR
Sede Centro
Servicio al Cliente Centro
Desarrollo Empresarial
Sede Ronda Real
Seccional Carmen de Bolívar
Seccional Turbaco
Seccional Santa Rosa

BASE DE CAJA
3 Salarios Mínimos Legales Vigentes
3 Salarios Mínimos Legales Vigentes
1.5Salarios Mínimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mínimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mínimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mínimos Legales Vigentes
0.75 Salarios Mínimos Legales Vigentes

5. CESIÓN O TRANSFERENCIA DE LA RESPONSABILIDAD DEL MANEJO DE LA CAJA
MENOR
Este caso se presenta cuando exista una caja menor bajo la responsabilidad de un funcionario que
va a disfrutar vacaciones,...