Cajas Chicas

Procedimiento de Cajas Chica (Operación Llantas)
1. DESCRIPCIÓN :

El Siguiente procedimiento y normas tendrán por objetivo definir claramente las funciones y responsabilidades con respecto a la adquisición y pago de viene y/o servicios de poco valor a través de los fondos de caja chica.

2. ALCANCE:

Este procedimiento involucra a todo el personal de , en especial a los colaboradoresque administran y custodian una caja chica.

3. RESPONSABILIDAD:

Es responsabilidad del funcionario encargado de la custodia del fondo de caja chica asignado, cumplir y hacer cumplir lo establecido en este procedimiento.

4. MATERIALES, MATERIAS PRIMAS O NECESIDADES: no aplica


5. HABILIDADES, CONOCIMIENTOS E INFORMACIÓN:

5.1. Orden
5.2. Facilidad de palabra, trato cordial.
5.3.Habilidad en manejo de efectivo y documentos

6. HERRAMIENTAS O EQUIPO:

6.1. Caja metálica con llave
6.2. Archivo o lugar seguro para guardar la caja metálica


7. NORMA Y/O ESPECIFICACIONES:

7.1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo sujeto al reembolso soportado con los respectivos comprobantes de pago.
7.2. La Custodia de los fondos será responsabilidad exclusiva de lapersona a quien se haya encomendado el manejo de los fondos.

7.3. El monto máximo a desembolsar por comprobante o factura será del equivalente al 10% del valor total del fondo de caja. Las excepciones donde este monto sea mayor serán únicamente con autorización de la Gerencia.


7.4. Los fondos de caja chica NO deberán ser utilizados en operaciones ajenas a la naturaleza del mismo, talescomo: préstamos a empleados, cambios de cheques a funcionarios ni a terceros o cualquier otro tipo de pago que no se encuentre en los parámetros para el que fue creado.

7.5. Los adelantos provisionales de caja chica (Vales Provisionales), deben de liquidarse dentro del plazo máximo de un día hábil.

7.6. Todo documento (factura o vale definitivo) con antigüedad superior a un mes pendiente dereembolsar por medio de fondo de caja chica deberá ser aprobado únicamente por la Gerencia. Con la finalidad de registrar los gastos dentro del mismo mes en proceso; se requiere como mínimo una liquidación por mes de la caja chica.


7.7. Cualquier pago realizado por caja chica deberá de estar respaldado por la factura original o documento comprobatorio del egreso, detallando el o los artículos quese compraron o detalle el gasto en que se incurrió. No se aceptan documentos en cuales indique el término “varios” en su detalle y la factura deberá de llevar un sello de “pagado por caja chica”.
7.8. Este fondo de caja chica deberá manejarse bajo llave en las instalaciones de la compañía, de manera que sea accesible únicamente por el custodio del fondo. El efectivo, los vales por adelanto ycomprobantes deben permanecer juntos y estar disponibles en cualquier momento que lo requiera la contabilidad.

7.9. No se permitirá ningún pago “definitivo” que tenga relación alguna con planillas. Ejemplos (vacaciones, horas extra, salarios, liquidaciones, etc.).


7.10. Cada vez que el fondo se vea reducido en un 60% aproximadamente de su monto, el custodio deberá elaborar el formulario de“Hoja de liquidación de caja chica” efectuándose un auto arqueo de manera que el efectivo más el reintegro que se solicita sea igual al monto del fondo total autorizado. Todas las facturas deben de estar firmadas por quien solicita el gasto y aprobadas por la Gerencia.

7.11. Los reembolsos se efectuarán por medio de cheque a nombre de la persona que custodia el fondo para lo cual se utilizará elProcedimiento de Emisión de Cheques.


7.12. Cualquier variación en el procedimiento establecido para el funcionario de la caja chica deberá ser aprobado previamente por el Departamento Financiero y la Gerencia.

8. MÉTODO

8.1. Autorización de aperturas o incrementos de caja chica.
La Gerencia será quien autorice la apertura, cierre, aumento o disminución de las Cajas Chicas; esto de...