Caso Administraci n del Rockfest de Hard Rock
En Hard Rock Café, como en muchas organizaciones, la administración de proyecto es una herramienta clave de planeación. Con el constante crecimiento enhoteles y cafés Hard Rock, la remodelación de los cafés, la rogramación de conciertos en vivo y eventos de Hard Rock, y la planeación del festival anual Rockfest, los gerentes confían en las técnicas y elsoftware de administración de proyectos para mantener en orden el desempeño del presupuesto y la planeación.
“Sin Microsoft Project”, dice el vicepresidente de Hard Rock Chris Tomasso, “no hay formade mantener a tanta gente en la misma sintonía”. Tomasso está a cargo del evento Rockfest, al cualasisten más de 100,000 entusiastas seguidores. El reto es sacarlo adelante dentro del apretadohorizonte de planeación de 9 meses. A medida que se acerca el evento, Tomasso dedica aún más energía a sus actividades. Durante los primeros tres meses, actualiza las gráficas de Microsoft Project cada mes.Después, al llegar a la marca de seis meses, actualiza su avance semanalmente. En la marca del noveno mes, revisa y corrige su programa dos veces a la semana.
Al inicio del proceso de administracióndel proyecto, Tomasso identifica 10 tareas importantes (llamadas actividades del nivel 2 en la estructura de desglose del trabajo, WBS):† contratación de los artistas, boletos, marketing y relacionespúblicas, promoción en línea, televisión, producción del espectáculo, viajes, patrocinios, operaciones y comercialización. Empleando una WBS, cada tarea se divide a su vez en una serie de subtareas. Enla tabla 3.8 se identifican26 de las principales actividades y subactividades, sus precedentes inmediatos, y estimaciones de tiempo. Tomasso introduce todos estos datos en el software del MicrosoftProject. Después modifica el documento de Microsoft Project y la cronología conforme avanza el proyecto, “es correcto modificarlo siempre y cuando te mantengas al tanto”, afirma.
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