CATEDRA OPERACIONES DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO SEGUNDA PARTE

SEGUNDA UNIDAD
PROCESOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE UN DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

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PROCESOS, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE UN DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Introducción
En los últimos años, las organizaciones han comenzado a reconocer el
papel clave del proceso de abastecimiento, sobre todo debido al
impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos
y en elcumplimiento de sus objetivos.
Para contar con un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar
un plan o visión estratégico de las adquisiciones, el que debiera incluir:
• Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de la organización.
• Una estimación de la demanda proyectada.
• Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de
los proveedores.

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COMPRAS
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos
estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar
compras oportunas y aumentar la productividad de la organización.
Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y
transparentar los gastos.

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¿Qué es planificar las compras?
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).

Plan de Compras

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¿Qué significa planificar las compras?
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto ypara cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado.
Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de
cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como
precio, plazos de entrega, calidad, diseño de producto, unidad empaque y
embalaje, etc.
También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que
permite organizar de mejormanera el trabajo al interior de la unidad de
abastecimiento.

Definición de
requerimiento

1

Selección del Reunión equipo
Validación
mecanismo de
de trabajo
Presupuestaria
compra

2

3

4

Elaboración Plan

5

Envió del
plan al
proveedor

6

ACTIVIDADES:

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

1. Revisar stocks.
2. Ver datos
históricos (lo
comprado y
consumido el año
pasado).
3. Reuniónde
trabajo con
quienes necesitan
insumos
estratégicos
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.

1. Determinar
tipo de
compra y
tiempos que
demorará el
proceso.
2. Se crea lista
y detalle
con las
compras a
realizar.

1. Reunión de
encargado de
compras con sus
Jefes para
validar sus
previsiones y
revisar si existen
nuevos
proyectos. Se
actualiza lista
de compras.

1. Se validala
aprobación
presupuestaria
para la lista de
compras.

1. Se elabora un 1.Envìo del plan
plan de compras al proveedor.
con sus
actividades de
seguimiento e
identificación de
responsables.
(Programa de
ejecución de
actividades).

Actividades para realizar una planificación de compras

ACTIVIDADES

Seguimiento
Del Plan

7
ACTIVIDADES
1. Seguimiento
en el año del
Plan Anual de
Compras en
base aprograma.

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COMPRAS
INTERNET EN LA FUNCION DE COMPRAS
La evolución del mercado y de la tecnología ha marcado el desarrollo de
la relación proveedores ycompradores.
Hoy en medio de una economía de competitividad donde el desarrollo de
nuevos productos es estratégico. La función de compras hace participar a
los proveedores, el porcentaje de productos comprados aumentan, las
empresas subcontratan.
Actualmente, los compradores y proveedores empiezan a establecer
alianzas estratégicas (partnership) su misión principal es bajar los costos de
compras,...