ciclo de vida de los documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMETOS


El ciclo de vida de los documentos son las fases o etapas por las que pasan los documentos desde su elaboración o recepción y su conservación temporal, hasta que se determine por un profesional de archivo si se elimina o integra a un archivo permanente. Ejemplo:

Libros: A esta serie corresponden aquellos libros donde se registra la correspondencia llegada osalida, asignándole unos números (radicado) en orden consecutivo para llevar el control de los documentos. De igual forma, los registros en las minutas (de las guardias, diarios de actividades, servicios de las unidades como oficial de servicio, suboficial de servicio etc.) estos libros al ser llenados en su totalidad pasan a conformar el archivo de gestión, ya que pueden ser consultados por eltipo de información que poseen y posteriormente son enviados al archivo central donde se valora su contenido para declararlo si es de carácter histórico o no, de lo contrario se hará su expurgo o eliminación donde terminara su vida útil.

Todo libro posee un ciclo de vida que se inicia con la pre-producción y culmina con la etapa de fuera de impresión.
El libro en su vida pasa por lo general porcinco etapas:
1. Pre-producción o revisión
2. Primera edición
3. Ediciones activas
4. Ediciones especiales
5. Fuera de impresión

1. Pre-producción: En esta etapa se hace una producción Beta para testear el mercado y realizar retoques finales para la introducción de la primera edición. Esta etapa minimiza el riesgo de fracaso en el mercado.

2. Primera Edición: La primera edición marcala introducción de la obra al mercado, por lo que gran parte de la demanda se concentra en el lanzamiento. Así mismo casi la totalidad del esfuerzo promocional de la obra se realiza en esta primera edición (Presentación del libro, notas al autor en diarios y revistas, exhibición especial en las librerías, publicidad en la vía publica).

3. Ediciones Activas: En función del éxito dela obra salenal mercado nuevas ediciones (por lo general en tiradas menores a la primera edición). La promoción se vale únicamente del efecto boca a boca y de la reputación ganada por la obra. Hay libros que se convierten en clásicos y continúan en edición regular a pesar del paso del tiempo. Sin embargo, la demanda de la mayoría de los títulos tiende a declinar en el tiempo. A medida que su demanda disminuye,las nuevas ediciones van reduciendo la calidad de producción, pasan de edición cuidada a libro de bolsillo. Llega un punto en que la demanda quiebra el punto de inflexión en el cual su producción deja de ser económicamente viable y concluye el periodo de ediciones regulares.

4. Ediciones Especiales: En algunos casos la demanda remanente de un título luego de su última edición puede continuarsiendo sostenida, aunque por debajo del límite de impresión. En estos casos los editores realizan ediciones especiales en tiradas cortas aprovechando momentos puntuales de concentración de demanda (vacaciones, feria del libro, inicio de clases, fechas especiales).

5. Fuera de Impresión: Los libros salen definitivamente del mercado cuando su demanda remanente es escasa y no justifica una nuevaimpresión. Vale destacar que cuando los libros salen del mercado queda una demanda insatisfecha.


Nóminas de pago: A esta serie corresponden las nóminas de pago que deberán estar debidamente firmadas tanto por el ordenador del gasto como por el personal que en ellas figure o en su defecto el sello de consignado. La foliación debe hacerse mes a mes: Enero a Junio, Prima Semestral, Julio aDiciembre y Prima de Navidad. En caso de existir adicionales, éstos irán luego del mes respectivo y foliado por aparte. Este documento permanece en el archivo de gestión por dos años y posteriormente pasa al archivo central por un lapso de 10 años.
El ciclo de las nóminas de pago de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de...