Ciclo De Vida De Un Documento Comercial

Ciclo de vida de un documento comercial
El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber como se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; elsabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe que medidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos oeliminarlos.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo.
2. Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia
5. Eliminación

1. CREACIÓN ORECIBO
El numero de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa.
Ejemplo:
Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta
Ordenes de compra
ChequesFacturas
Recibos, etc.
2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil.
Serecomienda:
* Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemas cruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con elnumérico, etcétera.
* Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad

3. UTILIZACION.
Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellosque se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesita conocer muy bien el girode la empresa.
Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.
4. TRANSFERENCIA
A medida de que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados delos archivadores activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de los archivadores activos.
Los archivadores de...