Ciclo de vida de un documento

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  • Publicado : 13 de marzo de 2012
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Algunos autores consideran el principio del ciclo de vida de los documentos como la base sobre la que se desarrolló el records management, mientras que otros lo consideran como el fundamento quejustifica la ampliación del campo de actuación de la archivística.
Naturalmente, en estas opiniones subyace la polémica profesional que abordaremos en otro apartado.
Desde la postura de laarchivística integrada se trata de una noción unificadora de los dos campos, y puede ser aplicada incluso a la gestión de los documentos electrónicos.
Antonia Heredia atribuye a Wyffels la invención de la“teoría de las tres edades de los documentos”:

Edad administrativa (primera edad – documentos corrientes).
Circulación y tramitación de los asuntos iniciados.
La documentación forma parte de losarchivos de gestión y es de uso frecuente

Edad intermedia (segunda edad – documentos semicorrientes).
El documento o el expediente referente a un asunto deben conservarse, siendo objeto de consulta ode uso como antecedente de manera poco frecuente.
Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario

Edadhistórica (tercera edad – documentos no corrientes).
El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso será únicamente por su valor cultural o de investigación.
Su conservación serádefinitiva.

Los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que tienen vida propia.
Lo cierto es que cuando comenzó a desarrollarse el records management en Estados Unidos fue cuando se utilizó porprimera vez el concepto, precisamente para justificar la intervención en la fase productiva y activa de los documentos.
Efectivamente, cuando el concepto del ciclo de vida fue desarrollado en losEstados Unidos, los representantes de los National Archives y de la administración que participaban en las comisiones para la racionalización en el tratamiento de los papeles, descubrieron que era...
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