El Ciclo De Vida De Un Documento

Introducción

Dentro de la gestión de los documentos en las empresas o instituciones, se da a partir del nacimiento de alguna de ellas. La administración documental tiene sentido al aparecer masasdocumentales que se van acumulando en desarrollo de las actividades y funciones de las empresas o instituciones.

Para el desarrollo de esta temática es necesario conocer dentro de estaadministración de documentos el ciclo de vida documental, que será a partir de entonces cuando se detecta que el documento generado pasara por 3 etapas de vida desde su creación hasta su eliminación o guardadefinitiva, según los valores que contengan.

Desarollo

Definición del ciclo de vida de un documento:

Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen enel archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Consta de las siguientes fases:

Creación o recibo:
Se refiere aldocumento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo al llenar un formulario
Distribución:
Consiste en hacerlos llegara a las personas que necesitanla información. La misma puede ser interna o externa.
Conservación o archivo:
Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos quealgunas empresas prefieren conservar. Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso a la información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando.
Protección:
Cualquierdocumento de valor debe conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida útil.Además de seguir los lineamientos que establecen las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.
Localización y uso:
¿Por qué se conservan los documentos? Por una razón...