Ciclo de Vida de un Documento
Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio,hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Consta de las siguientes fases:
Creación o recibo:
Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano,al dictarlo a una persona o equipo al llenar un formulario
1. CREACIÓN O RECIBO
El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa.
Ejemplo:Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta
Ordenes de compra
Cheques
Facturas
Recibos, etc.
2. ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidasnecesarias para guardarlos y protegerlos durante su vida útil.
Se recomienda:
* Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemascruzados, el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera.
* Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad
3. UTILIZACION.
Los documentos seguardan por un motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos seránutilizados posteriormente y cuáles no, se necesita conocer muy bien el giro de la empresa.
Las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común.
4. TRANSFERENCIA
Amedida de que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos. Además de ocupar espacio en oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleoeficiente de los archivadores activos.
Los archivadores de documentación transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos accesibles.
* Ejemplo:
Sótanos de depósitos...
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