Ciclo Vital De Los Documentos De Archivo

NOMBRE: EDUARDO ALBERO MONTOYA
ACTIVIDAD: 4
FECHA: OCTUBRE 1/2012
TEMA: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Las funciones archivísticas son el conjunto de procedimientosy procesos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias y que comprende desde la elaboracióndel documento hasta el destino final.
Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y al almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la produccióndocumental, una conservación no solo física sino que mira la perdurabilidad y el servicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de datos y consulta.
Losprocesos que abarcan dichas funciones son:
PRODUCCION: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas, es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que enella se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando utilizarlos y el tipo de documento aelaborar según la actividad administrativa que debe registrar.
PRODUCCION DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
La producción documental comprendelos aspectos de origen, creación y diseños de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Producción Documental, se orientan los formatos queson de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de susfunciones específicas.
 
    • Creación y diseño de documentos.
    • Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
    • Determinación y selección de...